Sullo Smart Working la Regione Liguria era già pronta. Finora utilizzato da un centinaio di dipendenti, è stato concesso a seguito dell’emergenza Covid-19 in modo straordinario, sino a cinque giornate alla settimana, saltando una serie di passaggi burocratici. Prima ai lavoratori con figli minorenni per tutta la durata di chiusura delle scuole, a quelli con patologie immunodepressive, alle donne in gravidanza e a quelli domiciliati nella Provincia di Savona. Concesso poi a tutti i dipendenti della Regione con mansioni compatibili, a richiesta e previa autorizzazione dei responsabili, a seguito del DPCM 9 marzo 2020 che ha esteso a tutto il territorio nazionale le previsioni di cui all’art. 1 del precedente DPCM (8 marzo 2020). A oggi sono già oltre 100 i dipendenti che hanno aderito alla modalità straordinaria e il numero è destinato a crescere rapidamente. Il provvedimento è in linea con i Decreti della Presidenza del Consiglio dei Ministri che, tra le misure a sostegno di lavoratori e famiglie, richiamano il ricorso al lavoro agile per i dipendenti delle amministrazioni pubbliche, già regolamentato dalla direttiva n. 3/2017 Madia e dalla circolare Dadone del 4 marzo 2020 che, in questa fase di emergenza, normalizza lo Smart Working nella PA dopo una prima fase di sperimentazione.
Lo Smart Working negli uffici regionali della Liguria ha preso forma un anno e mezzo fa sotto la pressione di un’altra emergenza, il crollo del ponte Morandi nell’agosto del 2018. La Regione stava già predisponendo l’infrastruttura tecnologica per adempiere alle direttive nazionali di almeno un 10% di personale pubblico in modalità agile, quando il grave incidente ne accelerò i tempi e così, a inizio novembre, fu tutto pronto per partire. Il lavoro agile viene considerato in Regione Liguria come una nuova filosofia manageriale in grado di contribuire a cambiare profondamente la cultura dell’organizzazione. Per comprenderne la strategia, abbiamo incontrato il Direttore Generale della Direzione Centrale Organizzazione Paolo Sottili, dal 2016 a capo dello sviluppo organizzativo della Regione Liguria e con una lunga carriera in area HR, prima in Telecom Italia e poi in Tiscali. Il 30 ottobre scorso è stato uno dei principali relatori all’appuntamento annuale dell’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano, nel corso del quale è stata consegnata alla Regione Liguria una targa con menzione speciale.
Qual è la cultura organizzativa che vuole diffondere in Regione Liguria?
Lo Smart Working supporta il necessario cambiamento manageriale, dalla cultura del puro adempimento a quella del risultato, dalla cultura della presenza fisica e del controllo, spesso rivelatasi improduttiva, a quella della responsabilizzazione e dell’iniziativa personale. La bella notizia è che, nella prima survey dopo un anno di sperimentazione, i risultati sono stati positivi sia per i dipendenti che per i responsabili.
Che cosa è emerso dalla survey?
Premesso che il 100% dei responsabili ha dichiarato che tutte le attività assegnate sono state svolte da casa nei tempi dati, una larga maggioranza ha anche riscontrato un aumento di produttività, rispetto a una normale giornata in ufficio. Questo aumento è risultato ottimo per l’11%, buono per il 40,7% e adeguato per il 22,2%. Solo un quarto dei 27 dirigenti interpellati non ha rilevato cambiamenti nella capacità produttiva, ma nessun decremento.
Insomma male non fa alla Regione Liguria lo Smart Working…
Non solo non fa male, ma sembra aumentare il ritmo della produzione. Probabilmente fa lavorare meglio poter gestire più da vicino e con meno stress gli impegni familiari; viene apprezzato il tempo guadagnato dal mancato trasferimento casa-lavoro e si riscontra una maggiore capacità di concentrazione. Un altro aspetto su cui lo Smart Working avrebbe influito positivamente è lo stimolo a responsabilizzarsi su un progetto/attività e ad agire più di iniziativa personale per il 63% dei responsabili. In sintesi lo Smart Working aiuta a non sentirsi trattati solo come numeri, ma come persone di cui ci si fida e a cui si dà maggiore autonomia. Per un altro 18,5% dei responsabili ci sono state meno richieste di permessi, meno assenze. Abbiamo già un tasso di assenze per malattia basso (meno dell’1%) ma, in questo caso, sono diminuite anche le richieste di permessi.
Come sono state le valutazioni da parte dei dipendenti?
Anche i dipendenti hanno dato risposte positive. La quasi totalità (93%) si definisce più motivata grazie allo Smart Working e percepisce un maggior benessere: il 67,9 % in misura elevata, 32,1% in misura media. Inoltre, per quanto concerne il bilanciamento tra vita privata e lavoro, il 26,8% dei lavoratori agili lo definisce ottimo e il 41,1% buono (il 26,8% sufficiente).
Come mai l’adesione era ancora ridotta, nonostante i benefici reciproci, prima dell’emergenza Covid-19?
Ha detto bene, “benefici reciproci”, perché lo Smart Working è uno scambio, non un favore. Non è welfare, ma un accordo bilaterale. L’azienda offre al dipendente più autonomia e flessibilità e in cambio chiede maggiori risultati e un maggiore ingaggio. Questo scambio ha effetti positivi sulla quantità e sulla qualità del lavoro. Tuttavia, credo che l’adesione sia stata ancora contenuta per una serie di concause: prima di tutto un’età media alta (54 anni), figli non più adolescenti e l’abitudine radicata a lavorare in ufficio; poi l’ubicazione nel pieno centro di Genova delle sedi regionali, facilmente raggiungibili sia da ponente che da levante e con tutti i servizi a portata di mano. Inoltre, un’ampia flessibilità oraria, in aggiunta a quella già esistente, introdotta a seguito del crollo del ponte Morandi, con possibilità di ingresso dalle 7 alle 10, per chi viene dalle aree urbane ed extraurbane maggiormente colpite, per decongestionare traffico e trasporto pubblico. Anche la pausa pranzo va da un minimo di trenta minuti fino a due ore e mezza.
Forse i suoi colleghi non hanno così bisogno di flessibilità?
Se intendiamo lo Smart Working come pura flessibilità, forse non ne hanno così bisogno, è vero. Ma credo sia anche un tema di resistenza culturale, di abitudini radicate anche da parte dei lavoratori e non soltanto di alcuni responsabili. Infatti lo Smart Working è molto più di una forma flessibile di lavoro, è una mentalità, una filosofia manageriale, maggiormente orientata alla pianificazione del lavoro, alla definizione degli obiettivi e alla misurazione dei risultati, lasciando il “dove, come e quando” alle competenze e all’autonomia del lavoratore. E questo è un approccio nuovo al lavoro, che quest’anno verrà rinforzato anche dall’introduzione della valutazione partecipativa nella PA, che farà valutare l’efficacia e l’efficienza dei servizi della Regione da parte di utenti finali, cittadini e altri stakeholder. Per superare le resistenze abbiamo accompagnato l’avvio dello Smart Working con incontri informativi e di sensibilizzazione rivolti ai responsabili, che ripeteremo quest’anno, coinvolgendo anche i collaboratori, facendo apprezzare i vantaggi dello Smart Working per l’organizzazione e per i dipendenti.
Che azioni servono perché lo Smart Working funzioni?
Ci sono almeno quattro livelli di azione: quello tecnologico, quello formativo sugli strumenti, quello organizzativo di pianificazione e quello di sensibilizzazione. A livello tecnologico abbiamo introdotto una piattaforma per la virtualizzazione dei desktop (Virtual desktop Infrastructure – VDI) grazie alla quale il dipendente via web, con le proprie credenziali e i propri dispositivi, può accedere da remoto al suo ambiente di lavoro (procedure e banche dati), come se fosse in ufficio. Ad oggi vi sono collegati 650 utenti ma, a tendere, lo sarà l’intera popolazione aziendale. Con questa centralizzazione di hardware e software garantiamo protezione dei dati, aggiornamenti e assistenza da remoto. Inoltre la Regione, in collaborazione con Avaya, ha introdotto soluzioni di Unified Communication per consentire ai dipendenti di comunicare, collaborare e scambiare contenuti a distanza tramite chat, messaggi multimediali, videochiamate, audio-conference e collaboration. L’introduzione di questo sistema assicura comunicazioni più efficienti tra i lavoratori in remoto e con il personale in sede e una migliore reperibilità dello smart worker tramite il numero di telefono interno dell’ufficio che viene deviato sui dispositivi. Abbiamo in programma delle sessioni formative per i dipendenti al fine di supportare lo sviluppo delle competenze digitali.
Uno Smart Working efficace richiede anche una maggiore programmazione delle attività?
Sì, lo smart working richiede un maggiore impegno nella pianificazione delle attività. Questa nuova modalità di lavoro aiuta a far chiarezza sulle priorità e costringe a lavorare per obiettivi.
Chi fa smart working da voi?
Impiegati e alcuni dirigenti. È importante che i dirigenti siano d’esempio agli altri e comprendano meglio i vari aspetti della gestione del lavoro in remoto anche per proporre soluzioni migliorative dell’organizzazione.
