Le aziende che hanno già avviato un percorso di Digital Transformation hanno ben compreso l’importanza di affrontare il cambiamento soprattutto da un punto di vista culturale e organizzativo. Se la tecnologia rappresenta le fondamenta, la chiave di volta di questa trasformazione è l’adozione di nuovi modelli di lavoro più flessibili e moderni, coerenti con le aspettative generate nelle persone dall’utilizzo quotidiano di dispositivi come smartphone e tablet, e in linea con le richieste di un migliore work life.
È in questo contesto che sta avanzando a macchia d’olio lo Smart Working, o Lavoro Agile, che l’Osservatorio del Politecnico di Milano definisce come una nuova filosofia manageriale fondata sulla restituzione alle persone di flessibilità e autonomia nella scelta degli spazi, degli orari e degli strumenti da utilizzare, a fronte di una maggiore responsabilizzazione sui risultati.
Gli smart worker in Italia oggi superano i 570mila, in crescita del 20% rispetto al 2018. La percentuale di grandi imprese che ha avviato al suo interno progetti di Smart Working è del 58%, e quella delle PMI è del 12%.
«Uno dei punti cardine dello Smart Working è l’adozione di strumenti di comunicazione innovativi sia all’interno sia verso l’esterno. Le PMI, in particolare, possono così diventare più snelle e performanti, migliorare l’efficienza e il time to market e ridurre i costi, per affrontare al meglio la competizione globale», spiega Gianluca Giacchetta di Project Informatica, System Integrator con sede a Stezzano (Bergamo). Project Informatica è la società a capo del Gruppo Project, che conta 5 società che affiancano PMI e grandi aziende con soluzioni basate e sulle migliori tecnologie digitali. A livello di gruppo i dipendenti sono 260, per un fatturato in crescita che nel 2018 è stato di 150 milioni di euro.
«Gli strumenti giusti possono realmente fare la differenza, soprattutto nella modalità as a service, che agevola il processo di Digital Transformation. Ma da sola la tecnologia non basta. Ogni cliente ha le proprie specificità e le soluzioni devono essere confezionate su misura, accompagnando il percorso di change management, con corsi di formazione e iniziative mirate a far comprendere il valore delle nuove soluzioni a tutti i livelli, dai ruoli apicali ai responsabili IT fino agli utenti di business. Solo così la trasformazione avrà un impatto positivo e porterà i risultati attesi».
Accanto all’adozione di tecnologie di digital workplace occorre dunque un percorso di trasformazione dell’organizzazione e della modalità di lavoro da parte delle persone, realizzato grazie a una collaborazione tra le risorse umane e l’IT.
Purtroppo, spesso nelle aziende l’adozione di nuove tecnologie viene ancora oggi sottovaluta e affidata ai tecnici, mentre il modello Smart Working viene minimizzato o mal interpretato.
Ecco tre aspetti cruciali che le aziende devono conoscere per adottare il lavoro agile nell’ambito delle strategie di Digital Transformation.
1. Smart Working non significa remote working (telelavoro)
Cambiare l’organizzazione del lavoro introducendo lo Smart Working significa ridurre i vincoli orari o di spazio e fissare degli obiettivi, definendo un accordo tra dipendente e datore di lavoro. L’obiettivo è aiutare il lavoratore a conciliare i tempi di vita e lavoro e, al contempo, favorire la crescita della sua produttività.
Ben diverso è il concetto di telelavoro, spesso confuso con il lavoro agile perché è reso possibile da strumenti informatici simili: il remote working si basa infatti sull’idea, nata molti anni fa, che il dipendente abbia una postazione fissa, ma dislocata in un luogo diverso dalla sede aziendale, tipicamente a casa del lavoratore.
Nelle fasi iniziali di adozione dello Smart Working i lavoratori dipendenti, abituati ad avere un orario di lavoro e a lavorare eseguendo istruzioni precise dei capi, godono di flessibilità e autonomia nella scelta dell’orario e del luogo di lavoro, disponendo di strumenti digitali per operare in mobilità. Ma l’effetto complessivo di lungo termine è di gran lunga importante: il professionista accresce l’autonomia e la presa in carico di responsabilità, e può essere ingaggiato più nel profondo, dando così un impulso al business.
2. Digital experience ed engagement sono leve di crescita del business
C’è una forte correlazione tra l’esperienza digitale dei dipendenti e la crescita del business aziendale. Le organizzazioni che offrono digital experience migliori, tra i quali l’accesso dei dipendenti a dispositivi, strumenti, app e tecnologie evolute che permettono di svolgere ovunque la propria attività lavorativa, mostrano tassi di crescita più elevati.
Per i lavoratori la disponibilità di strumenti digitali flessibili e moderni influenza perfino la loro decisione di candidarsi o accettare una posizione in un’azienda. La digital experience è dunque una componente della employee experience, la chiave di volta per motivare e trattenere le menti più brillanti in azienda e lo Smart Working, favorendo il pensiero critico e l’engagement delle persone, aiuta a valorizzare i talenti e dare spazio alle passioni, a vantaggio dei processi di innovazione e cambiamento.
3. Gli strumenti di collaborazione rendono team e individui più produttivi
Il nuovo modo di lavorare poggia su una comunicazione efficace all’interno ed all’esterno, attraverso i moderni strumenti di collaborazione e produttività aziendale, in modalità as-a-service. Un esempio è Microsoft Office365, con la piattaforma Microsoft Teams, ideale per la collaborazione a distanza e il lavoro individuale: messaggistica istantanea, gestione in cloud di documenti e flussi di lavoro, videoconferencing, telefonia IP, sono gli strumenti che aiutano a elaborare e condividere contenuti facilmente da portatili, tablet o telefoni.
Fondamentale è anche la possibilità di effettuare riunioni a distanza, coinvolgenti e produttive come quelle in presenza, ma senza affrontare i disagi del traffico o perdere tempo in spostamenti in treno e aereo.
La proposta più avanzata di Microsoft è Surface Hub 2S, con l’applicazione Teams per la collaborazione: basta un singolo tocco per partecipare a una riunione e condividere contenuti, inviare gli appunti della riunione, registrare il lavoro svolto, comunicare risultati e future azioni da intraprendere. Microsoft Surface Hub 2S include app di Microsoft Office come Word, Excel e PowerPoint, oltre alla lavagna Microsoft Whiteboard , il blocco di appunti di OneNote e Teams.
Queste nuove piattaforme, utilizzabili da qualsiasi dispositivo mobile, superano le distanze fisiche e temporali e abilitano non solo lo Smart Working, ma la trasformazione digitale in ogni azienda, di piccole o grandi dimensioni.
