A due anni dall’inizio della pandemia, lo Smart Office emerge come il nuovo modello per il rientro al lavoro. Una modalità ibrida che unisce spazi fisici e strumenti digitali e abbraccia il paradigma del Work from Anywhere per arginare le criticità del lavoro da casa, in particolare la difficoltà di separare la vita privata da quella professionale e di disporre di spazi di lavoro adeguati, come hanno detto il 64% e il 52% rispettivamente delle persone rimaste in Smart Working durante i lockdown in un sondaggio di YouGov. Il 37% ha anche dichiarato di avere troppe distrazioni a casa e il 27% di aver lavorato nel tempo libero rispetto al 6% di chi è andato in sede anche in piena pandemia.
Il Covid-19 ha dunque prodotto l’effetto positivo di digitalizzare il lavoro e le persone, ma ora ci insegna, più a lungo termine, a concepire in modo nuovo gli spazi per ospitare un New Normal ibrido in cui si lavora in parte in ufficio in parte in altri luoghi. La sfida per le organizzazioni sarà rendere fluida e sicura l’esperienza dei lavoratori ovunque si trovino, affinché lo Smart Office sia un continuum grazie alle tecnologie digitali.
Cresceranno anche i nuovi luoghi di lavoro diffusi: nel nostro Paese si contano già 779 spazi di Coworking, di cui 40 nati nel 2020 (fonte: Italian Coworking), ma anche hub e spazi aziendali sparsi sul territorio e ancora bar, hotel, biblioteche e aree pubbliche che diventano luogo di lavoro.
Work from Anywhere o Back to Office? Come si orientano le aziende in Italia e all’estero
Tutte le grandi imprese prevedono la flessibilità lavorativa nel 2022, pur se in misura diversa. Amazon, per esempio, sta scommettendo sul lavoro in presenza espandendo gli uffici fisici negli Usa per aggiungere 3500 postazioni, gran parte del personale tornerà a lavorare in sede. Anche Google sta investendo in nuovi uffici e data center negli Stati Uniti e chiede ai dipendenti di lavorare in presenza almeno 3 giorni a settimana.
Twitter invece ha dato il via libera al Work from Anywhere su base volontaria e offre incentivi per creare un adeguato spazio di lavoro in casa. Spotify dà la possibilità di lavorare da casa, in ufficio, o con una combinazione delle due opzioni, anche con libertà di scelta della città in cui lavorare, a parte le limitazioni dovute al fuso orario e alle leggi locali.
In Italia Tim permette fino a 3 giorni a settimana in remoto, mantenendo il benefit del buono pasto. In sede sono previste scrivanie condivise e riduzione degli spazi del 30%. Eni ha pianificto un rientro con ricorso al lavoro da remoto fino a un massimo del 35% delle persone in un singolo giorno e sta valutando di ridestinare alcuni spazi “liberati” per ospitare startup, hub e acceleratori di tecnologia. Si tratta di un modello di “coworking diffuso” che predilige la condivisione e il riciclo di spazi inutilizzati rispetto alla creazione di nuovi spazi ad hoc.
Le caratteristiche dello Smart Office
I modelli seguiti dalle grandi aziende dimostrano che lo Smart Office implica un ripensamento degli spazi lavorativi fisici. «I luoghi di lavoro andranno riorganizzati in base a specifiche caratteristiche che facilitano il lavoro digitalizzato: differenziazione, riconfigurabilità, abitabilità e smartness», afferma Roberto Guida, Amministratore Delegato di Phygiwork, società che gestisce nella Capitale una serie di spazi di business networking, coworking e office solution dedicati a startup, PMI e Corporate.
Per differenziazione si intende una specializzazione degli spazi in base alle esigenze professionali che devono supportare, il cosiddetto Activity Based Working. La riconfigurabilità si riferisce alla possibilità di modificare gli spazi al variare delle esigenze dell’organizzazione, in termini di dimensione e scopo degli ambienti, in tempi e con costi contenuti. L’abitabilità include la progettazione degli spazi prestando attenzione al benessere e al comfort delle persone, mentre nel termine smartness ricade l’integrazione delle tecnologie negli ambienti fisici per utilizzare in modo più efficace gli spazi favorendo la mobilità delle persone e migliorando la qualità della vita nelle sedi aziendali.
«Gli uffici fisici non spariranno ma amplieranno la loro destinazione», prosegue l’AD di Phygiwork: «Le attività preminenti saranno la socializzazione con i colleghi, il networking, il recruiting e l’onboarding, e il brainstorming».
Dal work-life balance alla work-life integration
Lo Smart Office richiede a tutti nuove competenze soft. Tra queste il knowledge networking, ovvero la capacità di identificare e condividere le informazioni in reti virtuali, la virtual communication, cioè saper comunicare e coordinare progetti attraverso strumenti digitali, la digital awareness, per utilizzare gli strumenti digitali in modo consapevole tutelando la sicurezza dei dati e la salute fisica, la creativity, ovvero la creazione di contenuti digitali in modo collaborativo e con i format digitali più efficaci, e il self-empowerment, la capacità di usare gli strumenti digitali per apprendere e sviluppare competenze. Contemporaneamente sia i manager che i team dovranno abbracciare una nuova mentalità centrata sull’engagement, come senso di appartenenza al purpose aziendale, e sul feedback, che garantisce l’allineamento continuo tra persone, competenze e obiettivi.
«Tradizionalmente il leader predilige la presenza fisica, chiede flessibilità ai suoi collaboratori, condivide task, controlla, valuta e gestisce le persone», ribadisce Roberto Guida «Il manager del lavoro ibrido, al contrario, favorisce l’equilibrio fisico-digitale, scambia flessibilità, condivide obiettivi, misura, fornisce e chiede feedback e stimola la partecipazione delle persone».
In generale a tutti si richiede di passare da un concetto di work-life balance a quello di work-life integration: nel primo caso si gestisce il tempo a disposizione in modo responsabile, ma nel secondo si esercita l’attention management, che significa sfruttare efficacemente il proprio tempo concentrandosi su ciò che è davvero importante. Un modo davvero smart di lavorare e di proteggere la sfera personale.
