Il Covid-19 ha stravolto il nostro modo di concepire gli spazi dell’ufficio. Lo Smart Working ha aperto le porte all’ufficio phygital, in parte fisico e in diversi aspetti digitale. Per le direzioni HR si tratta di un’occasione di cambiare prospettiva nella gestione delle risorse e dei percorsi di formazione e di diventare più protagoniste nelle attività aziendali strategiche, stimolando l’innovazione e migliorando il benessere e quindi, l’engagement dei lavoratori.
Prima della pandemia solo il 17% delle grandi aziende associava allo Smart Working un progetto di ripensamento degli spazi; la maggior parte (il 43%) aveva avviato iniziative di lavoro in mobilità senza Smart Office e il 31% non aveva attivato nessuna opzione, secondo le rilevazioni dell’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano. Tuttavia, nelle aziende in cui erano stati riprogettati gli spazi in ottica smart, il livello di engagement dei lavoratori era più alto.
L’ufficio phygital rappresenta dunque una grande opportunità per evitare le ricadute negative del puro Smart Working (ad esempio la difficoltà di disconnettersi che induce un vero tecnostress) ed esaltarne i vantaggi, come il livello di coinvolgimento delle risorse e la capacità delle imprese di attrarre e trattenere i talenti.
Ufficio Phygital, opportunità e sfide
L’ufficio Phygital è un importante tassello della trasformazione digitale delle imprese. È un motore di innovazione: concentra l’attenzione verso i temi del New Way of Working, accelera le iniziative di sperimentazione e avvio di nuovi progetti, permette di testare le nuove tecnologie e l’attitudine digitale delle persone, indirizzando i programmi di investimento e di formazione. Questi ultimi sono la base più solida per stimolare il cambiamento nella cultura aziendale e nei modelli di leadership che garantisce il successo della trasformazione.
Le direzioni HR hanno il compito fondamentale di guidare le organizzazioni ad adottare una visione bidirezionale che sa guardare verso le sfide del New Way of Working e a investire in tecnologie abilitanti e nuovi modelli di People Management.
Le tecnologie del Workspace
La pandemia ha portato molte organizzazioni ad aumentare gli investimenti nelle tecnologie per il workspace. La digitalizzazione ha riguardato tutti gli ambiti tecnologici che abilitano lo Smart Working e i loro strumenti: social collaboration, per supportare la collaborazione e condivisione dei documenti a distanza, incluse le applicazioni di Project management; mobilità, per accedere ai servizi e agli strumenti professionali in qualunque momento e da qualunque luogo; sicurezza, come i servizi per l’accesso sicuro ai dati da remoto; workspace, per consentire un utilizzo più efficace degli ambienti fisici e migliorare la qualità della vita in sede: pensiamo ai sistemi di prenotazione delle scrivanie e delle sale riunioni e alla rilevazione in tempo reale dell’occupazione.
Alcune specifiche tecnologie stanno inoltre emergendo per il prossimo futuro come particolarmente rilevanti per lo Smart Working: Big Data, Analytics e Intelligenza Artificiale per l’ottimizzazione dei processi lavorativi; sensoristica e IoT per regolare automaticamente i parametri ambientali; realtà aumentata per proporre scenari virtuali multi-esperienziali per la fruizione di contenuti e informazioni integrati nel contesto reale.
Le persone si sono abituate a usare le tecnologie digitali nell’ambito consumer, con un’impennata nel corso della pandemia che ha fatto da scuola di digitalizzazione. Gli Analytics, per esempio, permettono la raccolta e l’analisi di alcuni parametri psicofisici dei dipendenti per rilevare i livelli di stress e instant poll per conoscere la soddisfazione lavorativa. L’IoT consente di migliorare il benessere negli spazi di lavoro grazie alla regolazione automatica di parametri come luce e temperatura o di monitorare e migliorare la postura alla scrivania.
La realtà aumentata può a sua volta abilitare il supporto tecnico da remoto per la manutenzione oppure stimolare l’engagement dei dipendenti mediante la creazione di esperienze di aggregazione virtuali. Ci sono, ad esempio, sistemi che integrano la videoconferenza in scenari virtuali in cui è possibile svolgere eventi interni o esterni e fare attività di team building e di brainstorming online.
People Management: non basta la motivazione, serve engagement
Dal “2021 State of Remote Work” è emerso che il 97% degli smart worker vuole continuare a lavorare parzialmente da remoto per il resto della propria carriera. Secondo “Morning Consult” il 39% degli smart worker valuterà di cambiare azienda se dovrà tornare in ufficio a tempo pieno senza più usufruire della flessibilità; nelle fasce più giovani (Millennials e Gen Z) la percentuale sale al 49%.
Soprattutto per le giovani generazioni – ma non solo – un ambiente di lavoro stimolante e informale nei rapporti con manager, colleghi e collaboratori è tra i principali fattori attrattivi. Il nuovo modo di lavorare si basa su flessibilità e equilibrio fisico-digitale, condivisione di obiettivi con il manager, scambio continuo di feedback e auto-responsabilizzazione. Questi sono i fattori differenzianti per attrarre e trattenere talenti.
L’engagement è dunque il primo obiettivo del People Management nel New Normal, perché ha impatto su indicatori chiave quali il turnover, l’assenteismo, la qualità del lavoro e anche la soddisfazione dei clienti, poiché l’Employee Experience è direttamente legata alla Customer Experience. C’è di più: l’engagement delle persone influisce sul tasso di successo dei progetti di cambiamento e innovazione delle imprese. L’ufficio phygital incontra le esigenze dei lavoratori post-pandemia e si impone come fattore chiave di soddisfazione e benessere del dipendente e, quindi, del successo dell’azienda.
