Con gli uffici chiusi e le persone che lavorano a distanza, la digitalizzazione ha fatto un balzo in avanti in Italia in tutti gli ambiti applicativi. Non fa eccezione la gestione delle note spese del personale in trasferta: invece di conservare per settimane scontrini e ricevute, che vanno poi consegnati fisicamente sulla scrivania di qualcuno nell’ufficio HR, è oggi possibile utilizzare un’app che, con una foto scattata direttamente dallo smartphone, permette di preparare la nota spese e richiedere da remoto il rimborso dei costi sostenuti. Con vantaggi sia per il lavoratore sia per l’azienda.
«Da un lato il numero delle trasferte nel complesso è diminuito, dall’altro le persone apprezzano di più gli strumenti digitali per il remote working, e questi nuovi comportamenti sul lavoro sono destinati a rimanere in futuro, spiega Antonio Vismara, amministratore delegato di Doxinet, la società che ha sviluppato e distribuisce l’app per le note spese Smartex, adottata da oltre 100 aziende, per un totale di 20mila utenti. Negli ultimi mesi abbiamo osservato che ovviamente ci sono meno spostamenti, soprattutto per l’attività commerciale, ma chi si occupa di assistenza, manutenzione, supporto tecnico onsite continua a viaggiare e ha bisogno di soluzioni innovative».
La soluzione Smartex utilizza tecnologie avanzate di Mobile Data Capture per catturare dati e immagini con una foto scattata dal telefono, per poi archiviarla in modo inalterabile e quindi trasmetterla in automatico al sistema contabile aziendale, dove potrà essere processata, rispettando le norme sulla conservazione sostitutiva dei documenti in formato elettronico.
L’interesse resta dunque alto, anche perché tutte le aziende sono ancora più attente ai risparmi, oltre che a digitalizzare i processi per garantire il distanziamento. Le note spese non fanno eccezione: «Se i documenti contabili sono digitali, è più semplice non solo trasferirli, ma anche effettuare controlli e riconciliazioni. I clienti ci stanno chiedendo di aggiungere nuove funzionalità, che saranno presto disponibili: il team di sviluppo è al lavoro. Il nostro percorso di crescita va avanti indipendentemente dal covid», afferma il manager.
Smartex, infatti, si integra con il sistema gestionale aziendale e crea un flusso unico e automatico che, a partire dall’immagine scattata dallo smartphone, si conclude con la sua registrazione nella corretta voce di spesa fino al controllo contabile. Può essere personalizzata in base alle esigenze di gestione delle note spese di ciascuna azienda ed è configurabile in base ai regolamenti interni di ciascuna organizzazione che sono molto diverse in ciascuna realtà: basti pensare ai tetti di rimborso previsti dai regolamenti aziendali.
Un altro vantaggio è la riduzione di errori e incomprensioni. Una spunta del dipendente sulla categoria – vitto, alloggio… – attiva in automatico la verifica del rispetto delle policy aziendali.
Doxinet è una realtà italiana nata nel 2010 da tre soci con esperienza trentennale nel mondo dell’IT, che compresero che la digitalizzazione della gestione delle note spese era già anni fa un’esigenza molto sentita ma con poche soluzioni veramente innovative. È facile comprendere il plus che questa soluzione porta: non serve effettuare importanti riorganizzazioni, si basa sullo smartphone, che è ormai in mano a tutti, ed è di semplice adozione. I vantaggi però si propagano in tutto il processo a valle. «Smartex offre ai clienti supporto e consulenza per l’integrazione del processo che parte con la compilazione della nota spese, ma che può essere molto articolato. Rivedere il processo significa andare a integrare i sistemi gestionali, le applicazioni payroll, la conservazione sostitutiva, per pochi o tanti che siano gli utenti: solo così si ottengono i saving massimi», spiega Vismara.
Per una soluzione di questo tipo, la decisione di adozione è in capo di solito a chi si occupa di aspetti contabili legati alle note spese, ovvero l’Amministrazione, ma viene apprezzata anche dai responsabili HR, che hanno a cuore il benessere delle persone e stanno gestendo in questo periodo la transizione verso nuove modalità organizzative per lo smart working. Sono coinvolti nel processo decisionale anche gli IT manager, il cui obiettivo è migliorare i processi. Nelle piccole aziende invece, il ruolo di sponsor principale lo riveste l’Amministratore Delegato. «L’input nasce da una di queste figure, ma poi al tavolo di lavoro sono presenti tutti, perché è importante che ciascuno dia un contributo», conclude Vismara.
