Il digitale ha reso bella anche la nota spese, finalmente vissuta come un’attività facile, veloce e sicura da tutti i dipendenti. Sia per chi la deve compilare per ottenere il rimborso di spese sostenute in trasferta; sia per chi deve fare i conteggi e controllarla; sia per chi la deve approvare e per chi deve erogare i rimborsi. Grazie al sistema digitale, infatti, l’intero processo di rendicontazione è diventato pratico, centralizzato e automatizzato, con buona pace per tutti. Si riducono i tempi e i margini di errore per questa attività amministrativa che, da un’azione che è sempre stata lunga, noiosa e manuale, si trasforma in una operazione automatizzata e sicura, che libera risorse per altre attività a maggiore valore aggiunto. Si stima infatti che la nota spese sottragga dalle 2 alle 8 ore mensili a dipendente, che può invece trarre un grande beneficio da una soluzione automatica. Spesso gli HR che l’hanno già adottata presentano la nota spese self service come un vero e proprio “benefit” per il dipendente, perché gli semplifica la vita.
I vantaggi per la divisione HR
L’oggettività del sistema da monte a valle, con un’app e un software integrato al sistema contabile che uniforma il processo di rendicontazione della nota spese, semplifica e ottimizza le attività dei soggetti coinvolti, perché ne riduce l’intervento manuale con il rischio di commettere errori e di allungare i tempi di emissione del rimborso. La nota spese è stata una delle prime attività della gestione del personale a essere automatizzate e integrate nei sistemi informativi aziendali, sollevando sia la contabilità sia la supervisione HR di notevoli incombenze. Ora i colli di bottiglia sono pressoché eliminati grazie a un flusso continuo di informazioni organizzate che, da un click sullo smartphone, arrivano dritte in busta paga grazie a passaggi automatici agevolati, con un rimborso spese già concordato a monte velocemente approvabile. «La nostra app mette d’accordo tutti in azienda. La nota spese veniva spesso vissuta come un grattacapo, come una lungaggine e un motivo di confusione, talvolta per mancanza di trasparenza nei meccanismi, talaltra per ignoranza del dipendente, talaltra ancora per errori di trascrizione o di incasellamento per interpretazione personale. Tutto questo è superabile con soluzioni automatizzate e digitali che configurano a monte i parametri corretti e consentono un processo rapido e indolore fino al payroll, quando finalmente si riceve il rimborso in busta paga», spiega Antonio Vismara, amministratore delegato di Doxinet, la società che ha sviluppato e distribuisce l’app per le note spese Smartex.
Come cambia con l’app il processo di rendicontazione
Con l’app nota spese Smartex la compilazione viene realizzata con un click sul proprio smartphone. Per la sua facilità d’uso sta cambiando le abitudini stesse dei dipendenti che, anziché accumulare ricevute settimanali o mensili prima di registrarle, ora sono invogliati a occuparsene subito, man mano che effettuano le spese in trasferta. Infatti, con l’acquisizione dell’immagine grazie a un sistema avanzato di Mobile Data Capture integrato a Smartex, il giustificativo di spesa viene subito registrato su un sistema integrato alla contabilità aziendale. Di manuale resta poco per il dipendente e sarà destinato, nel tempo, a essere eliminato del tutto da sistemi evoluti di riconoscimento visivo, che cattureranno tutte le informazioni necessarie. Oggi, al dipendente, è ancora richiesto di associare all’immagine la data e la spunta del tipo di spesa sostenuta, se vitto, alloggio, trasporto, in un form che viene collegato in automatico alla foto dello scontrino. A loro volta, il responsabile diretto che deve dare la prima approvazione e il contabile che deve fare i controlli trovano direttamente sul sistema amministrativo scontrini e ricevute già categorizzati correttamente, ciascuno nella voce di spesa corrispondente, già impostata centralmente secondo i massimali e i regimi fiscali previsti. Si annulla quindi l’attività di registrazione manuale da parte del contabile, attività che oltre a portar via tempo gli richiederebbe molta attenzione a non sbagliare dove incasellare e a non interpretare arbitrariamente la giusta collocazione.
I vantaggi per la contabilità
Il grande vantaggio per il processo di rendicontazione, dunque, è che il software di Smartex è già configurato centralmente, dall’amministrazione del personale, secondo i tetti di spesa e i regimi fiscali definiti per legge e secondo i massimali extra previsti da ciascuna realtà. Avere già predisposti tutti i conteggi per ogni voce di spesa in modo automatico è un gran vantaggio: «Con un sistema centralizzato a monte, che rende visibili e trasparenti anche i massimali stabiliti dai regolamenti interni delle aziende, si risolvono a priori complicazioni nel calcolo, sviste, errori o interpretazioni personali su dove collocare una determinata spesa. Di conseguenza, si evitano errori, equivoci e malumori prima ancora che nascano e si guadagna in tempo e qualità del clima aziendale», conclude Vismara.
