Il rientro al lavoro in sede in questa nuova fase di gestione dell’emergenza Covid-19 si traduce per un numero crescente di aziende nell’adozione di sistemi di desk booking. Con la prenotazione della scrivania le organizzazioni riescono a rispettare le norme sul distanziamento tra persone e a garantire la sicurezza dei dipendenti. Niente di nuovo per Durante: il system integrator italiano specialista dello Smart Workplace da sempre integra soluzioni per la gestione facile e intelligente degli spazi. Ma la pandemia ha cambiato le esigenze delle aziende e manager e dipendenti sono chiamati ad adottare una nuova cultura dello “stare in ufficio”.
Ne abbiamo parlato con Alberto Romano, Digital Solutions Manager di Durante.
Il Covid “ribalta” la gestione degli spazi
“Già da anni Durante offre ai suoi clienti Space Booking, un sistema avanzato per la prenotazione, gestione e controllo di desk, sale e dispositivi. Ma l’esigenza pre-Covid era di ottimizzare gli spazi e contenere i costi in aziende con sedi estese, distribuite su più piani, evitando di lasciare scrivanie vuote, visto che non tutti i dipendenti si trovavano contemporaneamente in ufficio (pensiamo ai team commerciali e ai reparti tecnici)”, spiega Romano. “Il Covid ha ribaltato le necessità: adesso serve creare gli spazi vuoti per assicurarsi che in sede non si trovino in contemporanea più di un numero predefinito di persone”.
Ingresso veloce grazie all’IoT
Durante Space Booking è soluzione semplice e immediata per la prenotazione delle sale riunioni: “L’obiettivo primario è rendere estremamente semplice la user experience del cliente”, evidenzia Romano. “Con questa stessa filosofia abbiamo esteso le funzionalità del prodotto alla prenotazione delle scrivanie. Ed è tutto su app mobile, gestibile dallo smartphone personale”.
La app di Durante mostra la mappa dell’ufficio e evidenzia le scrivanie disponibili. L’utente sceglie il giorno e l’orario in cui occuperà il desk. All’arrivo in sede, l’ingresso è automatico perché basato sull’IoT, ovvero sull’utilizzo di sensori Bluetooth ai quali l’utente prenotato avvicina lo smartphone per essere riconosciuto, in modo simile a quando si effettua un pagamento via mobile. I dati sull’occupazione delle scrivanie ovviamente compaiono non solo ai dipendenti e collaboratori, ma anche al management, che può così monitorare le presenze. “È un modo agile per adeguarsi ai parametri stabiliti e modificarli in tempo reale se cambiano le regole. Un aiuto alla compliance e una riduzione dei rischi”, osserva Romano.
Non solo tecnologia: serve il change management
Ma qual è l’impatto dell’utilizzo delle applicazioni di prenotazione del desk per aziende e utenti? Non ci mancherà la nostra scrivania “personalizzata?” “Per le funzioni organizzative e dirigenziali Durante Space Booking è un valido aiuto: il prodotto si configura in modo da semplificare attività e controlli per l’AD, l’HR e altre funzioni”, risponde Romano. “Per l’utente finale può dipendere dalla fascia d’età: la generazione Z e i Millennials hanno più probabilità di accogliere queste soluzioni perché abituati a usare molte app e perché vedono la parte ludica o di gaming del sistema. Certo, la scrivania propria, personalizzata, non c’è più, ma i cambiamenti richiedono una nuova mentalità e qui entra in gioco un serio lavoro di change management in azienda”.
In generale tutti i nuovi strumenti tecnologici al lavoro rappresentano un cambiamento da affrontare a livello culturale. Per questo Durante supporta le aziende con una consulenza che aiuta a scegliere la soluzione più idonea per la gestione degli spazi e a definire le regole. “Con la nostra soluzione è possibile anche permettere a una persona di prenotarsi sempre la stessa scrivania”, evidenzia Romano. “È particolarmente utile per i lavoratori che hanno bisogno del desktop”.
Oltre il Covid, dal booking al planning
E una volta finita l’emergenza Covid? “Space Booking non è solo un prodotto per la contingenza”, sottolinea Romano. “Oggi le aziende hanno specifiche richieste legate alla gestione dell’emergenza sanitaria e noi offriamo uno strumento self-service (sia per l’accesso ai desk che alle sale riunioni) facile e intuitivo. Da maggio Space Booking ha registrato un boom di adozioni; le prestazioni erano già positive, ma la situazione creata dal Covid ha messo in moto una crescita esplosiva del sistema, che a fine anno prevediamo sarà a doppia cifra, perché risolve un problema immediato. Anche le prospettive per il prossimo futuro sono ottime perché ci sono ancora tante aziende da coprire: molte hanno rinviato il rientro in sede a gennaio 2021”.
Contemporaneamente Space Booking evolve per integrare nuovi strumenti di gestione, guardando oltre l’emergenza Covid. “Alcune aziende ci chiedono di poter gestire le prenotazioni delle scrivanie tramite i manager e non l’utente, facilitando la vita ai dipendenti”, osserva Romano. “Oppure vogliono fare il planning delle attività con gli strumenti di booking, aiutando il back office e le funzioni organizzative. Lo spazio per crescere è davvero tanto”.
