Sephora, il marchio francese della maison del lusso LVMH, presente in Italia con 130 profumerie e 1.500 dipendenti tra figure di staff, area manager sul territorio e personale dei punti vendita, in primavera ha adottato la soluzione digitale Smartex per abbreviare e semplificare il processo di approvazione delle note spese.
Nell’azienda quest’attività avveniva ancora in forma cartacea, come del resto avviene in molte aziende, con tutte le lungaggini legate alla firma dei documenti e al loro invio nella sede centrale di Milano, circa una volta al mese, da parte dei punti vendita. Così, soprattutto verso la fine dell’anno quando andavano saldate le posizioni aperte, l’Ufficio contabilità riceveva plichi con i giustificativi di spesa allegati a un foglio Excel, con il riepilogo delle spese sostenute mese per mese dai dipendenti coinvolti nelle trasferte. L’azienda, infatti, non imponeva scadenze perentorie per presentare la nota spese e la tendenza era di rimandarla all’ultimo, diventando una pratica molto onerosa per la contabilità in termini di tempo e risorse, con picchi di lavoro a fine anno. Tutti i dipendenti infatti presentavano la nota spese, non solo i commerciali, perché Sephora erogava formazione continua su tutta la popolazione aziendale, sia nella sede centrale, sia a livello regionale, con incontri che comportavano spese di trasferta per i dipendenti. Con la pandemia ovviamente l’attività formativa è stata spostata su piattaforma.
Il cambiamento con Smartex
La versione digitale della nota spese è stata lanciata durante il primo lockdown e Smartex è stata adottata soprattutto nella modalità mobile per la sua semplicità d’uso. L’app sullo smartphone consente infatti di fotografare il giustificativo di spesa in tempo reale e di archiviarlo nella pagina della spesa corrispondente (vitto, alloggio, consumi, autostrada, spese minute), ciascuna impostata secondo i massimali della travel policy globale. L’utilizzo vero e proprio è iniziato a metà maggio, con la ripresa delle attività al pubblico, per circa 200 collaboratori (area manager e truccatori soprattutto), che hanno iniziato a sperimentare il nuovo sistema.
«Abbiamo scelto Smartex per la sua facilità d’uso, che era quello che ci serviva con una popolazione molto variegata, con profili che vanno dal management al creativo, al commerciale, tutti soggetti a compilare note spese, poiché partecipando alle attività formative sostengono spese di trasferta», spiega Alessia Guglielmi, capoprogetto dell’applicazione di Smartex in Area Finance Sephora.
In parallelo alla versione digitale della nota spese, Sephora ha introdotto la conservazione sostitutiva dei documenti in formato elettronico, accorciando ancora di più il processo di raccolta e archiviazione degli stessi, modalità che consente di portare avanti le attività amministrative anche in Smart Working.
In particolare, Smartex utilizza un sistema di Data Capture che rende immodificabili e inalterabili le immagini catturate dal telefono (scontrini e ricevute), le quali vengono poi inserite in automatico nel sistema contabile aziendale e risultano valide ai fini di legge e quindi archiviabili. In questo modo, si occupa anche meno spazio e si riducono i consumi di carta e i tempi tecnici di archiviazione.
Il grado di soddisfazione a oggi con la nota spese digitale
«Avevamo un doppio obiettivo: il primo era quello di andare incontro ai dipendenti, soprattutto dei punti vendita, con una soluzione che fosse d’aiuto e non venisse vissuta come l’ennesima imposizione dalla sede; il secondo era quello di alleggerire il carico di lavoro dell’Ufficio contabile, fatto di controlli cartacei e chiusure a fine anno», racconta Guglielmi.
Per ora i feedback di chi sta già usando l’applicazione sono positivi, non solo a parole ma anche nei fatti. La soluzione ne sta infatti cambiando le abitudini: «Se prima tendevano a rimandare la compilazione della nota spese, ora solo stimolati dalla facile successione di passaggi a completare nell’immediato l’attività. Fotografano lo scontrino, compilano il form sul telefono e lo trasmettono con un click al loro responsabile che lo approva con un altro click», racconta Guglielmi.
A sua volta l’esperienza dell’Ufficio contabile è di non essere travolto dai documenti come negli anni normali, un po’ perché i documenti stanno arrivando più regolarmente, un po’ perché sono già in parte controllati in automatico. Tuttavia il sistema non è ancora a regime, nel senso che il numero di note spese quest’anno è ridotto per via della pandemia che ha bloccato per alcuni mesi le attività e non sono ancora riprese quelle attività di formazione in presenza che comportano costi di trasferta.
«Un grande vantaggio per la contabilità è il controllo automatico del non superamento delle soglie di spesa indicate dalla nostra travel policy, nel qual caso partono degli alert. Un servizio che Excel non forniva per ogni massimale di spesa ed era un ulteriore controllo a carico della contabilità. Addirittura il sistema prevede la voce “coperti” e ricalcola in automatico i massimali in base a ciascun commensale incluso nel conto, alzando il tetto complessivo ammesso per quella specifica spesa», aggiunge Alessia Guglielmi.
I vantaggi della flessibilità
La flessibilità della soluzione consente di modificare di volta in volta il nome del responsabile che approva le singole note spese ed è un vantaggio per Sephora, perché quando le spese sono collegate a un corso di formazione il responsabile dell’approvazione è il titolare del corso, e non il diretto superiore. Inoltre, Sephora ha inserito un doppio livello di approvazione oltre i 500 euro di spesa. «In pratica, per essere sicuri che non ci siano errori non tanto da parte del sistema, quanto del responsabile che ricostruisce le trasferte, oltre una certa cifra si prevede un controllo anche da parte dell’amministrazione, prima di contabilizzare la somma e mandarla in pagamento», conclude Guglielmi.
