Collaboration tra gli utenti sempre più evoluta grazie a piattaforme integrate, flessibili ma anche sicure. Per garantire la continuità operativa di dipendenti e collaboratori, le organizzazioni stanno ripensando le postazioni di lavoro, adottando nuovi modelli di collaborazione intraziendale e interaziendale. La sfida? Riuscire a garantire massima agilità ai lavoratori rispetto alle loro modalità di accesso, di condivisione e di scambio, riuscendo a preservare la sicurezza di dati, applicazioni, sistemi e servizi.
Evoluzione dei lavoratori: quella digital transformation che viene dal basso
I lavoratori negli ultimi anni sono molto cambiati. Si sono talmente abituati a utilizzare i dispositivi personali al punto da chiedere alle aziende gli accessi non solo alla posta elettronica, ma anche ai gestionali aziendali, ai database e a tutte le applicazioni di supporto alla condivisione delle informazioni e dei progetti. Per dipendenti, collaboratori o clienti non c’è più alcuna differenza a lavorare sul pc dell’ufficio o da qualunque altra parte utilizzando un portatile, un tablet o uno smartphone. La sfida per le organizzazioni è di far fronte a una digital disruption che viene dal basso, garantendo la collaboration in un’unica soluzione di continuità. Per farlo, è necessario assicurare la qualità dei servizi e delle informazioni, presidiando al meglio gli accessi alla rete, ai dati e alle applicazioni in modo tale da supportare la produttività dei lavoratori ovunque si trovino, ogni volta che ne hanno bisogno, dandogli libertà di scegliere il dispositivo a loro più congeniale.
Collaboration 4.0: polifunzionale, integrata, adattiva e sicura
La digitalizzazione del lavoro ha reso gli utenti produttivi in modo indipendente dallo spazio e dal tempo, spianando la strada allo smart working. Il passaggio da un modello di workplace management a un modello di workspace management impone una nuova e diversa cultura operativa. A confermarlo da più parti gli analisti. Secondo IDC, entro il 2021, 6 aziende su 10 adotterà un nuovo concetto di spazio di lavoro finalizzato a migliorare l’esperienza e la produttività dei dipendenti attraverso un ambiente fisico e virtuale più flessibile, intelligente e collaborativo. Da qui ai prossimi tre anni il 35% delle aziende sostituirà i tradizionali e datati KPI con i KBI (key behavioral indicator) per misurare la collaborazione, la comunicazione, la capacità di risolvere i problemi, i risultati e gli obiettivi del personale. I trend confermano come il mercato dell’offerta stia andando sempre più su piattaforme complete di collaboration, capaci di risolvere la gestione sia dal punto di vista del front end che del back end. L’adozione da parte dei più moderni ambienti di lavoro è collegata a un numero crescente di lavori di routine.
Le due facce della collaboration
Gli analisti di Gartner ricordano come la collaboration fino a qualche tempo fa fosse un insieme di sistemi e soluzioni diversificate che appartenevano a mercati diversi. Alle suite per gestire l’agenda, i documenti, le mail, i fogli di calcolo e le presentazioni si affiancavano un novero di applicazioni di comunicazione e di soluzioni per gestire le riunioni.
L’evoluzione delle tecnologie mobile, del cloud e dei social ha contribuito a innalzare il livello di maturità e di competenze degli utenti. Secondo la Gartner Digital Worker Survey 2019, quasi 6 lavoratori su 10 (58%) utilizza quotidianamente strumenti di messaggistica mobile in tempo reale e quasi 5 lavoratori su 10 (45%) utilizza quotidianamente i social network.
«I digital worker nel privato usano una pluralità di strumenti per portare a termine il loro lavoro – ha spiegato Craig Roth, research vice president di Gartner -. La messaggistica mobile in tempo reale è abbastanza comune a supporto delle attività aziendali, così come i social media e gli strumenti di condivisione dei file. L’adozione di questi strumenti fonde in modo efficace le esperienze individuali con quelle aziendali».
Di fatto, la produttività individuale è progressivamente collassata su quella aziendale. La positività di avere dipendenti più evoluti in azienda ha però un rovescio della medaglia noto come shadow IT.
Shadow IT: che cos’è e perché va gestito
Oltre al download di applicazioni varie ed eventuali non presidiate, le attività che gli utenti svolgono nell’ombra sono le più variegate: si va dalla sincronizzazione e condivisione dei dati (ad esempio le email sincronizzate tra i dispositivi mobile personali dell’utente e il client desktop utilizzato in azienda) all’utilizzo di piattaforme di backup alternative come, ad esempio, Dropbox. Per scambiare ogni tipo di file relativo ai progetti vengono usate varie piattaforme in modalità freemium come Gdrive, WeTransfer, File Dropper, Send Anywhere o FormSmash. Oltre ai servizi in cloud ci sono poi tutte le unità di memoria in circolazione: dalle chiavette ai dischi USB fino agli hard drive che arrivano a contenere dati nell’ordine dei Therabyte.
Secondo i ricercatori, il 70% delle violazioni aziendali ha come causa principale la numerosità variegata di dispositivi fissi e mobili utilizzati dagli utenti. Gartner, in particolare, sottolinea come il 28% degli endpoint aziendali risulta non protetta, mentre il 42% dei dispositivi non ha una protezione adeguata e il 21% utilizza antivirus e antimalware non aggiornati (Fonte: Gartner – IT Key Metrics Data 2019: Key IT Security Measures).
Workspace del futuro e protezione della cooperazione
Secondo IDC lo spazio di lavoro oggi e sempre più domani non sarà statico o non ci saranno orari prestabiliti, il lavoro sarà ovunque, in qualsiasi momento, su ogni device, mutuando l’inclinazione di millennial e nativi digitali. A supporto di un ambiente di lavoro aperto, flessibile e altamente connesso, le aziende si orienteranno su piattaforme capaci di garantire i vantaggi della mobilità a tutti gli utenti abilitando una collaboration a tutto tondo. Da un lato presidiando gli accessi a strumenti e dati, con sicurezza ma anche con semplicità e velocità, aumentandone sia il livello di soddisfazione che la produttività. Anche l’Intelligenza Artificiale concorrerà a migliorare il livello di produttività. Sebbene attualmente le tecnologie AI siano per lo più utilizzate per ottimizzare il consumo di risorse sul posto di lavoro (luci, aria condizionata e via dicendo), da qui ai prossimi anni assisteremo alla proliferazione di nuovi strumenti intelligenti come risponditori predittivi, UI vocali o sistemi di videoconferenza automatizzati.
