Nello studio Digital Workplace and Culture Deloitte ribadiva più volte la centralità del fattore culturale per il successo del modello di lavoro agile. «La cultura aziendale deve espandersi fino ad abbracciare le pratiche di Digital Workplace», affermavano gli analisti, ignari del fatto che un giorno tutte le aziende sarebbero state costrette ad adottare il lavoro da remoto e che stavamo andando a grandi passi verso una work transformation reale. Cultura, engagement e retention si stavano imponendo come le sfide più importanti per le aziende intente a modernizzarsi e l’87% di esse era d’accordo nel considerare le prime due sfide come assolutamente prioritarie.
Parliamo di cinque anni fa, eppure era già molto chiara l’esigenza di un’evoluzione culturale come parte integrante, anzi vero e proprio perno della trasformazione del lavoro. Gli eventi successivi l’hanno dimostrato in modo inequivocabile: le aziende che a marzo 2020 hanno ‘improvvisato’ lo smart working hanno protetto la propria business continuity, ma difficilmente hanno rilevato un importante incremento di produttività, efficienza o engagement per quanto, a onor del vero, l’85% dei lavoratori smart abbia poi dichiarato buone performance in termini di efficacia lavorativa (fonte: Osservatorio Smart Working, PoliMI).
La cultura aziendale alla base della work transformation
Di per sé, il concetto è semplice: la work transformation non si esaurisce nei suoi strumenti abilitanti, cioè nelle piattaforme collaborative, negli strumenti di accesso alle risorse aziendale e nelle video-call, perché senza una cultura e un modello organizzativo in grado di accoglierla, i risultati non possono essere duraturi né – talvolta – tangibili. Visto che lo smart working continuerà a essere una necessità e una risorsa, le aziende devono accelerare ora il processo di cambiamento e adozione della digital culture. Per almeno due motivi: innanzitutto, perché molti competitor l’hanno già fatto e hanno basato su di essa tutta la modernizzazione dell’assetto organizzativo, del modello di lavoro e anche dell’infrastruttura tecnologica e di comunicazione, che oggi permette loro di essere più veloci, vicini al cliente e di creare valore tramite l’innovazione; ma anche perché è l’unico modo che hanno per attrarre giovani talenti e non ricadere in uno dei problemi già rilevati, cioè quello della retention (o, meglio, del turnover).
Un altro aspetto su cui le aziende dovrebbero riflettere è quello dell’engagement. Diversi studi dimostrano come la connessione tra produttività individuale e di team e smart working sia un’occasione unica per costruire una engaged workforce, legata ai valori dell’azienda e orgogliosa di far parte della sua community. Anche qui, però, senza una cultura che supporti il passaggio a un digital workplace, non c’è modo di favorire l’engagement: lavorando da casa, le persone si sentono semplicemente separate dall’azienda e, un po’ come i firstline worker che lavorano a migliaia di chilometri dalla sede, non percepiscono il suo clima, i suoi valori e la vicinanza delle persone, limitandosi a gestire i propri task con strumenti e modalità diverse.
Come costruire un cambiamento proficuo e duraturo: i pilastri
Operare un cambiamento culturale a supporto della Work Transformation non è un’attività semplice. Talvolta l’intervento è così profondo da toccare i core values dell’azienda e il suo modello di leadership, che non può più essere fortemente gerarchico come un tempo. Alla base del lavoro agile c’è infatti la collaborazione, l’interscambio proficuo di conoscenza e un modello di relazione orizzontale che valorizza il feedback, coltiva l’innovazione e, soprattutto, abbatte i silos operativi e di comunicazione che hanno fatto parte della cultura aziendale per decenni. Un veloce sondaggio tra i dipendenti, finalizzato a verificarne la motivazione e l’engagement, può fornire risposte adeguate sul livello e il tipo di intervento da intraprendere. Affinché il percorso di cambiamento sia quello giusto, si possono considerare alcune linee guida:
- Coinvolgere sempre il top management
Operare una work transformation proficua, realizzando un sottostante cambiamento organizzativo e culturale, non è onere dell’HR ma di tutta l’organizzazione e non può prescindere dal coinvolgimento e dalla sponsorship dei vertici aziendali. Dal CEO partono gli input per il cambiamento più profondo, le strategie e la visione del futuro dell’azienda.
- L’obiettivo è la flessibilità
Essere produttivi non significa essere in ufficio, né tanto meno soggetti al controllo di presenza. La storica timbratura del cartellino è ormai anacronistica e tutto il modello organizzativo e produttivo deve essere improntato al raggiungimento degli obiettivi. Via libera all’uso di indicatori di produttività e di avanzamento verso i target prefissati, ma ovviamente con moderazione per non compromettere l’engagement.
- Mettere l’employee al centro
Si chiama employee empowerment ed è un pilastro della cultura dell’agile working. Eliminare il controllo di orario e di presenza permette a ognuno una sorta di autogestione delle attività e delle relazioni lavorative, fattore che agisce sull’engagement e sul miglior bilanciamento vita privata/lavoro. In realtà, però, empowerment è più una responsabilizzazione: l’employee è responsabile dei risultati che porta all’azienda, che dal canto suo mette a sua disposizione strumenti connessi con cui essere estremamente produttivo ed efficace nel suo lavoro.
- Trasparenza assoluta
Le nuove metodologie e tecniche di lavoro vanno comunicate in modo trasparente, così come gli obiettivi e anche i parametri di valutazione. Sviluppare e alimentare la cultura della trasparenza è un forte driver di engagement.
- Comunicazione orizzontale e dialogo costante
L’obiettivo dei workplace digitali è l’abbattimento dei silos di comunicazione. Le aziende devono creare una cultura che stimoli il dialogo e l’interscambio continuo, ma facendo supportare questa visione da piattaforme ad hoc, che di fatto sono le soluzioni di Unified Communications & Collaboration: sotto questo profilo, se manca una corretta abilitazione tecnologica, la workforce diffusa tende a sopperire all’assenza di strumenti di comunicazione adeguati (valutazione su cui pesa molto la user experience) usando tool consumer, come il tradizionale gruppo WhatsApp. Due le conseguenze: problemi di sicurezza e rafforzamento dei silos.
- Favorire l’innovazione
Essere più liberi non deve essere semplicemente uno stimolo per produrre di più e meglio, ma anche per quel positivo interscambio di conoscenza e di idee da cui nasce l’innovazione. Non è un caso che alcune aziende stiano trasformando alcuni dei loro spazi per attività di coworking o permettano ai propri dipendenti di lavorare in strutture esterne di questo tipo: scambi e mescolanze danno vita a processi innovativi, sul modello dell’Open Innovation.
La visione di Injenia per trovare la giusta miscela di cultura e tecnologia
Da sempre ci viene insegnato che la trasformazione digitale non è tecnologica, ma è abilitata dalla tecnologia. Un cambiamento culturale volto a favorire un nuovo modello di lavoro ha poi bisogno di strumenti adeguati, senza i quali non potrebbe mai portare a risultati concreti. Per questo motivo emerge la centralità non solo della tecnologia in sé, che con le sue piattaforme collaborative in cloud, gli strumenti di gestione dei processi fondati su logiche social e gli enterprise social network non manca di sicuro, ma soprattutto di un partner che possa agire su entrambe le anime della work transformation: quella tecnologica, che molto spesso si traduce nell’adattamento di strumenti connessi alle dinamiche aziendali esistenti, e la gestione del cambiamento, che come detto non riguarda solo i processi e la loro gestione da remoto, ma anche gli aspetti organizzativi e culturali sottostanti.
A tal proposito, Cristiano Boscato, Vicepresidente di Injenia – l’azienda italiana che sta guidando le più importanti realtà nazionali attraverso la work transformation – spiega: «Ci occupiamo di trasformazione digitale e smart working da molti anni e questo ci ha consentito di rispondere in maniera pronta e consapevole alle esigenze odierne. Per questo abbiamo ideato una metodologia che pone il cambiamento culturale al primissimo posto tra le pratiche necessarie a raggiungere uno smart working reale e produttivo. Il maggiore ostacolo, infatti, è rappresentato dalle abitudini consolidate all’interno delle aziende. Lavorare in primo luogo sull’innovazione di queste dinamiche, mantenendo sempre l’uomo al centro del processo, permette di ottenere risultati sorprendenti e di implementare con successo tutte le tecnologie a supporto della trasformazione. Nello specifico, Injenia attiva la work transformation con soluzioni efficienti e innovative come la creazione di un digital workplace e la sua piattaforma di social process management, Interacta».
Solo in questo modo, infatti, le imprese possono percorrere un cammino di modernizzazione a 360 gradi, che permetta loro non solo di adeguarsi rapidamente ai trend esistenti (tra cui, quello dello smart working è sostanzialmente obbligato), ma di guidare il cambiamento, sfruttando le occasioni di oggi per costruire il vantaggio competitivo di domani.
