Sempre più spesso in azienda si verificano situazioni, come le assemblee societarie, che richiedono per i meeting online la verifica delle identità dei partecipanti, la firma elettronica su documenti condivisi, l’audit delle operazioni svolte e l’efficacia probatoria verso terzi. In questi casi non è sufficiente ricorrere a strumenti di video call tradizionali, ma quello che serve è una soluzione di video conferenza certificata, come ad esempio la soluzione Meeting Today, ideata da Bit4id (ammessa tra i finalisti ai Digital360 Awards 2021 per la categoria Smart Working e Collaboration), che consente anche di sottoscrivere con firma elettronica online i documenti a valore legale.
Come si svolge una video conferenza certificata?
Entrando nello specifico, il processo di video conferenza certificata avviene in quattro fasi. La fase 1 di registrazione dei partecipanti e rilascio della firma richiede la verifica dei dati anagrafici e dei documenti d’identità, l’identificazione partecipanti e l’emissione della firma digitale.
La fase 2 prevede lo svolgimento del meeting attraverso la creazione della riunione tramite Smart Calendar, oppure l’invio degli inviti tramite email con link di accesso, e l’identificazione delle parti coinvolte.
Durante la fase 3 di firma contestuale dei documenti avviene l’editing avanzato su file multipli, viene inviato l’invito alla firma digitale ai partecipanti, avviene il monitoraggio in tempo reale delle operazioni di firma. Inoltre questa fase è accompagnata a ogni passaggio da notifiche e alert automatici.
Infine, la fase 4 è quella di Conservazione Certificata dei Documenti, che consente di visualizzare e reperire 24/7/365 i documenti sottoscritti digitalmente, inviare la registrazione di meeting e documentazione a tutti i partecipanti, archiviare le evidenze informatiche della sessione svolta, provvedere alla Conservazione a norma dei file.
Assemblee societarie online: i vantaggi della soluzione Meeting Today
Alla base di Meeting Today ci sono il Cloud e un’architettura microservices-based, che la rendono modulare e scalabile, per cui le organizzazioni possono scegliere di acquisire solo le funzionalità che rispondono alle loro esigenze specifiche.
In particolare, l’efficacia probatoria è garantita dalla validità delle firme elettroniche riconosciuta in tutti i Paesi UE, in ottemperanza al Regolamento eIDAS n. 910/2014.
Inoltre, firma elettronica e marcatura temporale rendono le evidenze raccolte durante l’atto a distanza opponibili a terzi. A completare la specifica dotazione di sicurezza della piattaforma c’è un apposito audit-engine, che assicura la completa tracciabilità delle operazioni memorizzate in maniera protetta.
In particolare, le video conferenze condotte con Meeting Today assicurano check-in all’ingresso con certificazione delle identità dei partecipanti, operazioni condivise e registrate su uno o più documenti oggetto del meeting, fruizione multipiattaforma e uniformità di user experience da qualsiasi dispositivo senza limiti di contemporaneità, possibilità di diffondere il meeting in modalità webcasting (real time) o on demand, partecipazione via browser senza l’installazione di software (WebRTC). Il sistema garantisce inoltre la riservatezza delle sessioni di video conferenza, in quanto il traffico multimediale è opportunamente criptato per evitare intercettazioni.
