Con la legge n.81 del 22 maggio 2017 sul lavoro agile il nostro Paese ha compiuto un grande passo avanti in materia di Smart Working; la direttiva è giunta per regolare e rendere pienamente ufficiale un fenomeno la cui rilevanza è cresciuta molto negli ultimi anni, non solo da un punto di vista prettamente speculativo ma anche pratico. A confermarlo, i dati che segnalano un incremento di circa il 15% annuale del numero di Smart Workers in Italia, ovvero dipendenti di aziende che hanno deciso di adottare un nuovo modo di lavorare fondato su maggiore flessibilità, autonomia e collaborazione in parallelo con l’ottimizzazione di strumenti e ambienti di lavoro.
Ciò nonostante, l’andamento positivo del fenomeno sembra non coinvolgere tutte le realtà organizzative allo stesso modo e nella stessa misura; a trainare il carro del cambiamento sono le grandi imprese italiane, seguite non senza difficoltà da PMI. Differente è invece il quadro per le Pubbliche Amministrazioni. Nonostante l’emanazione della legge avesse lasciato sperare, per un momento, in un’evoluzione più rapida e consistente del fenomeno anche nel settore pubblico – grazie all’abbattimento delle difficoltà legate alla mancanza di una normativa che guidasse il cambiamento – le attuali statistiche tradiscono le aspettative. Secondo le stime dell’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano solo il 5% delle PA si è, ad oggi, concretamente attivato per adeguarsi al nuovo modo di lavorare agile; questo le rende senza dubbio un fenomeno di nicchia all’interno dello scenario dello Smart Working all’italiana.
ICE, con la tecnologia il lavoro diventa ancora più agile
Da qualche mese a questa parte, anche l’ICE – Agenzia governativa che fa capo al Ministero dello Sviluppo Economico – può vantare l’appartenenza alla ristretta cerchia di Pubbliche Amministrazioni decise a liberarsi di quella identità poco al passo con i tempi e inflessibile, da sempre associata alle organizzazioni operanti nel settore pubblico. L’Agenzia responsabile della promozione all’estero e l’internazionalizzazione delle imprese e dei prodotti italiani si distingue già, tra le altre cose, per una forte presenza sui social media e per l’innovatività di iniziative prese in campo comunicativo: si tratta della prima PA centrale italiana ad aver avviato una campagna di comunicazione su LinkedIn.
Inoltre, le ultime decisioni prese in ambito di comunicazione interna – tra cui l’implementazione di una nuova piattaforma di social intranet – oltre a rispondere al bisogno primario di semplificazione e promozione del flusso comunicativo tra le unità di personale operanti in circa 80 uffici disseminati in tutto il mondo, mirano anche ad accelerare il cambiamento del modo di lavorare. È importante sottolineare che a ispirare il cambiamento non è stata la volontà passivamente indotta di conformarsi alla normativa del 2017, quanto piuttosto il desiderio di adeguarsi alla realtà lavorativa del nuovo millennio, una modernità in cui “chi si ferma è perso”. Il mezzo tecnologico è l’anello che era finora mancato all’Agenzia per abilitare e supportare l’evoluzione della cultura organizzativa verso modelli più smart, processo comunque in parte già spontaneamente in atto.
La flessibilità in materia di luogo e orario di lavoro è una realtà già nota all’interno dell’organizzazione, dove il lavoro da remoto è una pratica ormai piuttosto diffusa tra i dipendenti dell’ICE. Una piattaforma intranet che raccoglie e mette a disposizione informazioni e strumenti comunicativi in un unico luogo virtuale, accessibile tanto da computer quanto da dispositivi mobili, rappresenta sicuramente un mezzo, se non indispensabile, quantomeno di notevole supporto per i lavoratori “smart”. In aggiunta, l’Agenzia sta offrendo uno strumento in grado di velocizzare e incrementare le attività collaborative tra settori e uffici, rendendo allo stesso tempo più autonomo e responsabilizzabile delle proprie attività ogni singolo dipendente che può beneficiare di una maggiore flessibilità, di una struttura comunicativa meno rigida e gerarchica e più partecipativa e di processi collaborativi snelli. Pochi cambiamenti riescono ad apparire tanto rivoluzionari quanto il passaggio a forme di comunicazione e collaborazione orizzontali all’interno di una Pubblica Amministrazione dove “top-down” dovrebbe essere la sola parola d’ordine riconosciuta.
La dotazione tecnologica è uno stimolo al cambiamento
Il caso di ICE è una chiara dimostrazione di come i quattro pilastri fondamentali su cui è basato il nuovo modo smart di lavorare e collaborare all’interno di un’azienda siano strettamente interdipendenti. La dotazione tecnologica è a tutti gli effetti uno stimolo al cambiamento delle abitudini lavorative e dei processi interni, condizioni necessarie per la revisione della cultura organizzativa senza la quale non sarebbe possibile nemmeno iniziare a discutere di flessibilità rispetto a orari e luoghi di lavoro e riorganizzazione degli spazi fisici. A sua volta, lavorare da remoto è una condizione che richiede la disponibilità di strumenti che facilitino l’accesso a informazioni e promuovano comunicazione e collaborazione indipendentemente dal dove e quando. Sia questa precisazione un input per riflettere sulla messa a punto di strategie di Smart Working più efficaci poiché onnicomprensive.
La strada intrapresa dall’Agenzia ICE non è certo priva di ostacoli. Nelle Pubbliche Amministrazioni, si sa, le innovazioni scontano sempre una certa inerzia al momento della loro introduzione; abitudini consolidate e culture lavorative radicate sono elementi difficili da scardinare. Tuttavia l’ICE si è dimostrata anche in passato una realtà atipica, capace di innovare e, in casi come questo, di anticipare il cambiamento. Perché arrendersi di fronte a uno status quo poco malleabile non è mai la risposta – o per lo meno, non la soluzione. E questo il management di ICE lo sa bene. «Quello della resistenza al cambiamento è un fenomeno che tocca Pubbliche Amministrazioni esattamente tanto quanto altre tipologie di aziende, la chiave sta nell’evitare imposizioni e nel trovare il giusto compromesso. La intranet di Happeo è il nostro “giusto compromesso”: un sistema intuitivo e facile da usare, che vogliamo che i nostri impiegati imparino a conoscere e sperimentino su base del tutto spontanea e volontaria. È vero, scardinare culture lavorative non è facile, ma se non proviamo, non sapremo mai se riusciremo», ha sottolineato Giovanni Rodia, Direttore dell’Ufficio Comunicazione, Relazioni Esterne e Istituzionali dell’ICE. Con i giusti propositi e armandosi degli strumenti più idonei è possibile mutare l’immutabile, questo è l’esempio virtuoso che l’ICE sta offrendo al panorama italiano delle PA toccate dal tema del Lavoro Agile. «Abbiamo seminato, staremo a vedere quanto raccoglieremo», conclude Rodia.
