Lo smart working continua ad essere una sfida importante per le imprese. È possibile mantenere l’operatività, garantendo piena sicurezza e un servizio di eccellenza per i clienti? È una delle domande che si è posta negli ultimi mesi Hubergroup Italia, sede italiana della multinazionale. L’azienda, specializzata nei prodotti da stampa, gestisce il mercato italiano e alcuni mercati export per il settore packaging, puntando sulla qualità del servizio al cliente. Hubergroup può contare su specifiche strutture di customer service al proprio interno e su 12 magazzini esterni dislocati in tutte le principali regioni italiane oltre che su una efficiente supply chain, per gestire in modo razionale i livelli di stock. Alti standard di servizio a cui si è reso necessario associare un inedito livello di sicurezza informatica per lavorare da remoto. L’azienda ha così deciso di potenziare gli strumenti digitali già presenti al suo interno: Archiflow, la piattaforma di gestione documentale in SaaS preesistente, è stata integrata con un servizio di Secure Remote Access, confezionato su misura dalla stessa azienda fornitrice, Siav.
La necessità di lavorare da casa in sicurezza
Lo smart working è un cambiamento importante, che sta influenzano le nostre vite. Le nostre case si sono trasformate improvvisamente in uno studio professionale, il nostro tavolo da cucina è diventato a volte una scrivania e il nostro computer è ormai ufficialmente il nostro ufficio a portata di click. Ma non senza rischi. Le aziende, infatti, solitamente utilizzano alcuni strumenti per la protezione dei dati oppure delle policy che tutelano i sistemi interni da potenziali attacchi o intrusioni. Una strategia di protezione che è stato necessario ripensare. Hubergroup ha scelto di implementare un servizio di Secure Remote Access per accedere alla piattaforma Archiflow. Il sistema consente agli utenti abilitati di utilizzare gli applicativi con la stessa sicurezza garantita dalla rete aziendale, senza dover ricorrere alla configurazione di un accesso VPN. Un tipo di accesso quest’ultimo non sempre configurato in modo da rendere i sistemi interni alle aziende raggiungibili dall’esterno. Grazie alla soluzione sviluppata da Siav, però, le abitazioni dei collaboratori di Hubergroup hanno potuto trasformarsi in uffici più sicuri.
Come funziona il Secure Remote Access
Gestire una mole ingente di documenti e dati in assoluta sicurezza ora è possibile, quindi, anche da casa. L’accesso sicuro da remoto si aggiunge a quello già attivo dalla postazione aziendale e consente l’utilizzo di determinate applicazioni interne. È l’azienda a scegliere se il servizio viene attivato solo per alcuni utenti o gruppi di collaboratori. Non solo l’implementazione è rapida, ma anche la scelta di attivazione degli accessi è semplice perché non richiede interventi tecnici sull’infrastruttura aziendale. «Non si tratta solo di creare un nuovo accesso alla piattaforma Archiflow, ma di pensare a un nuovo modo di lavorare e di gestire i dati. Questo servizio nasce in un contesto emergenziale, ma ha le potenzialità di diventare strutturale», afferma Nicola Voltan, Amministratore Delegato di Siav.
Una soluzione tecnologica e di business
La soluzione nasce per rispondere a un bisogno inatteso comune a molte aziende durante il periodo di lockdown, il lavoro da remoto, ma potrebbe diventare una strategia per il futuro: delocalizzare le attività lavorative potrebbe infatti garantire il distanziamento sociale. L’esigenza è stata subito recepita da Siav e trasformata in opportunità: «La rapidità di comprensione delle esigenze di business e la velocità di implementazione di Siav sono state fondamentali per assicurarci la piena operatività e continuare a fornire, nonostante l’emergenza, un servizio di alto livello ai nostri clienti», ha dichiarato il team di Hubergroup Italia.
Una piattaforma per gestire la documentazione anche da remoto
Il mondo del lavoro ha dovuto adattarsi velocemente a nuove forme di gestione dei processi, di organizzazione del lavoro e della documentazione cartacea e digitale. Hubergroup utilizza già da due anni la piattaforma Archiflow in SaaS, integrata con SAP, per la gestione della Fatturazione Elettronica e dei cicli approvativi dei documenti in ingresso. Archiflow è la piattaforma di gestione documentale creata da Siav che per Hubergroup Italia costituisce il centro stella della gestione delle informazioni. Oltre ad essere un repository di file, nativamente digitali o cartacei, Archiflow abilita una completa digitalizzazione delle attività, automatizzando quelle più ridondanti e efficientando i processi più strutturati, proponendo proattivamente agli utenti le attività da svolgere tramite un’interfaccia intuitiva e dialogando con tutti gli altri applicativi aziendali. Oggi, tutto questo è stato reso ancora più smart, garantendo l’accesso alle informazioni indipendentemente dal device usato e dal luogo di lavoro.
Con lo smart working anche l’azienda si dematerializza
La trasformazione digitale passa dalle nostre case per poi approdare nelle aziende, grazie allo smart working. Il processo di Open Innovation tradizionale, che vedeva l’azienda aprirsi all’esterno per innovare prodotti e servizi, sembra oggi destinato a compiersi definitivamente, portando a una “dematerializzazione” del concetto stesso di azienda: da un luogo fisico a uno spazio virtuale fatto di scambi e connessioni. Secondo questa nuova visione, capace di trasformare la crisi in opportunità, lo smart working diventa un processo in grado di abilitare il cambiamento delle imprese e dell’imprenditorialità italiana. «Reagire con prontezza di riflessi e attivarsi rapidamente è prioritario per Siav. La necessità di ripensare e riorganizzare le attività lavorative in sicurezza è incentrata sul ruolo della gestione digitale di documenti e processi come fattore abilitante indispensabile per uno smart working efficiente», ha affermato Leonardo Bernardi, General Manager di Siav.
Il lavoro da remoto diventa “smart” solo quando è sicuro
In questo inedito scenario emergenziale, le aziende che hanno saputo distinguersi sono proprio quelle che sono riuscite a implementare i propri sistemi digitali coniugando tecnologia e corretto trattamento dei dati, lavoro da remoto e sicurezza informatica. Una componente quest’ultima indispensabile affinché il remote working si possa definire davvero smart. Il confine tra semplice “lavoro da remoto” e “smart working” si fa ancora più evidente nel mondo B2B, basato su sistemi e procedure formalizzate che permettono alle persone di collaborare e interagire in velocità e che potrebbero apparire troppo “rigide” di fronte alla richiesta improvvisa di cambiamento sollecitata da una pandemia. Ma che possono rivelarsi, al contrario, resilienti, se hanno la possibilità di essere implementate o modificate con interventi su misura.
