Le aziende puntano sempre più alla sostenibilità, cercando di ripensare i processi in direzione di un’efficienza green e coinvolgendo in questa trasformazione anche gli HR. Già da qualche anno le soluzioni digitali di dematerializzazione dei documenti si sono rivelate la risposta più immediata alle esigenze dell’ufficio del personale, che gestisce una grande mole di dati. Ma quali sono i nuovi bisogni emersi in epoca di Smart Working? Innanzitutto, la possibilità di una condivisione virtuale dell’esperienza lavorativa tra HR e collaboratori, che modifica le modalità di interazione tra colleghi, creando a tutti gli effetti uno spazio virtuale, in cui il fattore umano e relazionale resta però prevalente.
I nuovi bisogni dell’HR in tempo di Smart Working
A cambiare è l’esperienza vissuta da ogni persona che lavora a contatto con le risorse umane. Ecco perché Siav ha dato a questa inedita dimensione esperienziale il nome di HR Digital Workplace, un nuovo modo di vivere l’ufficio HR Green, Smart e People First, grazie al digitale. Una strategia di offerta che risponde a tre bisogni principali degli HR: riduzione di spazi fisici costosi per la gestione del cartaceo (stampa, stoccaggio, copia, riposizionamento), ampliamento dello spazio dedicato alla creatività delle persone e velocizzazione dei processi. Quanto tempo perdiamo nell’invio di documenti tramite e-mail? E quanto è efficace questo tipo di condivisione? Sono domande retoriche di cui tutti conosciamo la risposta. L’approccio Siav punta alla sostenibilità dei comportamenti anche in termini di risparmio di energie per i dipendenti, partendo dalle cose piccole, come gli strumenti che favoriscono la condivisione di documenti e appunti, per arrivare a incidere sul design dei flussi di lavoro, rigorosamente 100% digitali: dalla creazione di task on demand, che consentono di assegnare determinati compiti ai collaboratori, alla gestione puntuale delle scadenze per la raccolta e presentazione dei documenti, grazie a un sistema di alert e scadenzari virtuali. Con una ricaduta sull’intero business: razionalizzare e automatizzare le operazioni più meccaniche consente infatti di concentrarsi sulle attività in grado di produrre valore in azienda. La facilità di connessione e scambio di idee può far emergere, inoltre, dal rumore di fondo le proposte più innovative capaci di fare la differenza e dare una spinta verso il futuro, soprattutto in tempo di crisi.
HR Digital Workplace: le nuove soluzioni strategiche di Siav
Per dar vita all’HR Digital Workplace, Siav non offre solo strumenti digitali, ma anche strategie di applicazione mirate in base ai bisogni dell’HR, perché ogni ufficio risorse umane è un microcosmo con un equilibrio interno che va rispettato. Siav ha studiato pacchetti di soluzioni integrate digitali mirate per ogni esigenza specifica: si può scegliere ad esempio l’archivio ibrido, che associa l’utilizzo della piattaforma documentale Archiflow al PEC Manager, accanto al Content Discovery per avere ogni informazione a portata di clic ed ai Servizi BPO (Business Process Outsourcing). Se l’esigenza, invece, è quella di gestire una grande mole di documenti dovuta a turnover elevati, la soluzione più adeguata potrebbe essere associare Archiflow ad altri strumenti: Workflow e Task on Demand per lo svolgimento delle attività, scadenzario al posto dei post-it sullo schermo del PC, portale documentale per creare spazi di condivisione interni e/o esterni, Smart Desk per la firma grafometrica. Soluzioni personalizzate, per un HR digital workplace unico. L’offerta Siav è ricca di soluzioni e servizi combinabili per rispondere nel modo più puntuale e completo alle esigenze di ogni organizzazione.
Per lavorare in smart working serve un unico archivio digitale
Telelavoro e Smart Working con accesso da remoto sono ormai diventati la normalità. Ma gestire i documenti a distanza può diventare davvero complesso in presenza di diversi archivi ibridi o distribuiti in più sedi sul territorio. Un singolo archivio digitale consente, invece, di avere un unico punto di riferimento per tutti i formati, assicurando una garanzia di completezza dei fascicoli e dei documenti in essi contenuti.
Le soluzioni Siav abilitano la condivisione del patrimonio più importante di ogni organizzazione: le informazioni. Portali documentali, intranet e bacheche digitali, piattaforme di e-learning, sono strumenti irrinunciabili per ogni HR che voglia tenere sotto controllo parametri cruciali come la produttività e l’efficienza, tanto più con collaboratori in Smart Working.
Analisi dei dati e insight dall’archivio del futuro
L’archivio dematerializzato non è una semplice trasposizione di quello cartaceo, perché ha una componente dinamica impensabile fino a qualche anno fa. Grazie all’analisi di dati e insight offre allo staff e ai collaboratori esterni la possibilità di consultare statistiche sempre aggiornate, attraverso un portale web accessibile anche in mobilità. L’accesso in tempo reale al portale è supportato da un sistema di notifiche in grado di aggiornare gli utenti sul caricamento di nuovi documenti. Siav accompagna le aziende in ogni tappa del viaggio dal cartaceo al digitale, predisponendo anche percorsi consulenziali dal punto di vista archivistico e normativo, garantendo sicurezza e rispetto delle norme: dal GDPR al diritto all’oblio. Una gestione sicura dei dati e degli accessi agli archivi che deriva dall’esperienza maturata con diversi clienti in più tipologie di progetto: dal recupero storico cartaceo, alla gestione archivi HR ibridi, alla nascita di archivi HR nativi digitali; progetti che in molti casi coesistono e si fondono, offrendo ad ogni collaboratore un prezioso punto di riferimento per ricercare rapidamente tutto ciò di cui ha bisogno: da un vecchio contratto cartaceo di assunzione di un ex-collega all’ultima revisione di quello in lavorazione per una nuova risorsa.
Il digitale aiuta l’employer branding
Dalla creazione alla conservazione dei documenti digitali, passando per l’approvazione interna e la sottoscrizione fino all’archiviazione, l’HR che segue percorsi full digital ha oggi più opportunità di attrarre nuovi talenti. L’ufficio risorse umane rappresenta infatti il primo punto di accesso all’azienda di un candidato in cerca di un nuovo impiego, ed è pertanto il biglietto da visita per eccellenza di un’impresa che punta sulle competenze per restare competitiva sul mercato. Ecco perché la digitalizzazione delle procedure di recruiting è decisiva per attrarre i migliori talenti e per farli restare.
L’HR ha un ruolo sempre più strategico grazie al digitale
Lo snellimento del lavoro dovuto a turnover elevati o impieghi stagionali e la nuova rapidità di accesso ai documenti per la selezione e la gestione del personale è particolarmente utile non solo in caso di contenziosi, ma anche nell’ordinaria amministrazione. Potendo contare su tecnologie digitali ed innovative, ne sono chiari esempi le soluzioni basate su RPA e IA, lo staff dell’ufficio HR può risparmiare tempo per dedicarlo ad attività aziendali a maggior valore aggiunto, compreso l’investimento sullo sviluppo delle competenze dei giovani talenti assunti in azienda o sull’aggiornamento delle figure senior. Ultimo, ma non meno importante, grazie ad HR Digital workplace è la stessa figura del responsabile risorse umane a riposizionarsi, puntando a maturare sempre più un ruolo strategico.
