Formazione e Smart Working è un binomio imprescindibile quando si parla di lavoro agile. Troppe volte la corsa all’acquisto di tecnologie a supporto di questo modello ha portato a trascurare il fatto che il punto di partenza per “fare Smart Working” è la formazione, non solo in termini di potenziamento delle competenze digitali e di conoscenza degli strumenti che lo abilitano, ma anche di cultura. Se da un lato c’è dunque la tecnologia, che deve rispettare in modo flessibile la realtà aziendale, i suoi processi, i suoi obiettivi, le sue persone, dall’altro c’è necessariamente un progetto di change management, perché lo Smart Working non è una reazione alla contingenza, ma il paradigma di base del lavoro del futuro. Il lavoro da remoto, infatti, non è un trend del momento. La ricerca 2020 dell’Osservatorio del Politecnico di Milano stima per l’anno prossimo un aumento del 5% degli Smart Worker, che toccheranno quota 5milioni e 350mila: un milione e mezzo circa nella Pubblica Amministrazione, un milione e 230mila nelle micro imprese, 920mila nelle piccole e medie imprese e un milione e 700mila nelle grandi imprese.
Il lavoro agile e la nuova cultura del lavoro
Nello Smart Working (come in tanti ambiti della trasformazione digitale) il cambiamento ha incontrato numerose resistenze. Lo studio “Welcome to Generation Flex – the Employee Power Shift” pubblicato nel 2019 dall’International Workplace Group (IWG) ha messo in luce come il 62% delle aziende globali aveva già adottato qualche forma di lavoro flessibile; tuttavia, il 60% degli intervistati (15.000 business leader) evidenziava la difficoltà di “modificare una cultura consolidata del lavoro non flessibile”. Due su cinque citavano come fonte di resistenza il timore di un impatto negativo sulla cultura aziendale e la mancata comprensione dei benefici del lavoro flessibile. I Paesi in cui questa barriera veniva percepita come più forte includevano l’Italia.
La formazione è alla base di un percorso di Change Management
Il change management è importante proprio perché permette di agire a livello di mindset. E la formazione per il change management è l’abilitatore di uno Smart Working a prova di futuro. Prevedere dei percorsi ben congeniati favorisce il cambiamento e aiuta le percorse a cogliere le opportunità di un modello di lavoro agile.
Questo percorso si fonda su alcuni pilastri: innanzitutto, bisogna procedere con l’individuazione e il coinvolgimento delle figure chiave in azienda – di solito si tratta di persone del middle management o leader all’interno di un gruppo di lavoro – che abbracciano con entusiasmo la novità e sanno trascinare i colleghi “pubblicizzando” lo Smart Working.
Per renderle degli ambassador del cambiamento è fondamentale coinvolgerle in percorsi di formazione che le mettano nelle condizioni di promuovere i capisaldi dello Smart Working, facendoli penetrare nelle pieghe dell’organizzazione. Gli ambassador diventano così un punto di riferimento per una “formazione spontanea” verso i più diffidenti, che abbraccia non solo la sfera culturale e dei comportamenti: il loro compito è aiutare i colleghi anche a usare gli strumenti tecnologici, che abilitano il lavoro agile, e a sperimentarne l’utilità.
A sua volta anche la funzione IT è parte fondamentale nel processo di change management. L’adozione in azienda di strumenti di collaboration non riduce la rilevanza dell’IT o il suo controllo sull’infrastruttura tecnologica e i dati; al contrario la trasformazione digitale rende l’IT più strategico, assegnandogli un ruolo quasi consulenziale, da vero motore di innovazione. L’IT, per esempio, collabora fianco a fianco con chi fornisce le piattaforme di collaboration per lo Smart Working come Teams, in modo da adattarle al massimo alle esigenze e agli obiettivi dell’azienda. Ecco perché anche in questo caso è importante prevedere un percorso di affiancamento degli IT Specialist con i partner tecnologici: solo in questo modo è possibile metterli nelle condizioni di imparare ad amministrare i sistemi e diventare un interlocutore autorevole nel portare avanti l’innovazione in azienda.
Formazione Smart Working: il modello di Emm&mme Informatica
Un esempio dell’approccio che unisce formazione e Smart Working è rappresentato da Emm&mme Informatica. L’azienda italiana che opera nel mondo dei servizi ICT, partner di Microsoft, ha fatto della formazione una colonna portante della sua attività. Ad oggi ha all’attivo oltre 150.000 ore di corsi erogati a oltre 8.000 persone. La formazione, spiega il CEO Massimiliano Ristori, «è lo strumento per introdurre le soluzioni tecnologiche rispettando i processi, gli obiettivi aziendali e le persone. Smart Working non significa solo installare la nuova versione di Microsoft Office o usare Teams, ma sviluppare un progetto di change management. Emm&mme accompagna le aziende clienti nell’adozione del nuovo modello aiutando nella pianificazione e utilizzando come supporto la formazione».
Uno dei fiori all’occhiello di Emm&mme sono le “pillole di Smart Working” pensate per i clienti: mini-video di formazione che le aziende possono personalizzare con il proprio logo e mettere a disposizione dei dipendenti per agevolare la familiarizzazione con le tecnologie dello Smart Working. Si tratta di un approccio formativo coinvolgente, che parla direttamente all’utente e lo guida a scoprire come usare al meglio Teams e le sue funzioni, integrare Teams con le app per flussi di lavoro automatizzati e, in generale, come utilizzare i prodotti di Microsoft 365.
«Il nostro è un intervento consulenziale», sottolinea Ristori. «La parte tecnologica è il cuore, e l’abilitatore, ma per il cambiamento serve lavorare sulle strategie. Partiamo raccogliendo le concrete esigenze quotidiane delle persone che lavorano nelle aziende clienti; da lì nascono i progetti e la formazione». Il percorso è personalizzato in base alla cultura, all’organizzazione e al mercato della singola azienda, «ma l’importante è che le piattaforme tecnologiche siano inserite in modo che si adattino alle esigenze del cliente e non siano imposte e percepite come scelte vincolanti».
È così che lo Smart Working diventa un nuovo paradigma che permette di lavorare in modo più efficace e soddisfacente. Non solo, più facile, utile, capace di aumentare la produttività e di far sentire gratificate le persone.
