Che lo si chiami Smart Working o Digital Workplace, si sta sempre più diffondendo un nuovo modo di lavorare, sia all’interno che all’esterno dell’azienda. Questa trasformazione piace molto ai dipendenti di tutta Europa, Italia inclusa, come emerge dalla ricerca “Empowering Digital Workplace”, realizzata da Censuswide per conto di Ricoh, condotta su 23 paesi per un totale di 3600 lavoratori. Il 98% dei dipendenti europei si dichiara ottimista all’idea che la propria azienda introduca modalità lavorative più “smart”. Anche in Italia l’atteggiamento è molto positivo: i dipendenti si definiscono a riguardo entusiasti (65%) e fiduciosi (38%). In linea con quanto avviene nel resto dell’Europa, per i dipendenti italiani la tecnologia è il mezzo per migliorare l’accesso ai dati (46%), dà la possibilità di lavorare più spesso da casa (42%) e riduce le attività ripetitive (30%), evita inutili perdite di tempo per gestire email (40%), riunioni (37%) e spostarsi fisicamente da un luogo all’altro (31%).
Come si realizza l’empowerment digitale
Le aziende danno dunque il benvenuto a un paradigma innovativo che migliora la collaborazione tra le persone e la gestione delle attività facendo leva su aspetti tecnologici, policy organizzative e una riorganizzazione degli spazi.
Alcune tecnologie che abilitano questo modo di lavorare sono già diffuse da tempo: si pensi ad esempio agli strumenti per la mobility. Oggi però è necessario andare oltre. Questo è possibile grazie alle nuove tecnologie che accelerano il lavoro agile e che vanno di pari passo con il ripensamento degli spazi e delle postazioni: se da un lato gli uffici rimangono i luoghi fondamentali per le relazioni, dall’altro devono riuscire ad evolvere secondo i trend tecnologici e i nuovi modelli organizzativi più fluidi e collaborativi.
Aziende e collaboration, un binomio fondamentale
Si tratta di un binomio importante che trova un alleato nelle sale riunioni, che diventano sempre più spazi di engagement, interazione e interattività dove la logica di comunicazione one-to-many lascia spazio a un linguaggio a più voci.
Tra le soluzioni proposte da Ricoh, le lavagne interattive si pongono come veri e propri hub per la collaboration consentendo di condividere contenuti anche da remoto, migliorando l’apporto dei singoli partecipanti alle riunioni, ma anche la formazione dei dipendenti. Ed è quello che ha fatto Beijer Ref Italy, filiale italiana di un gruppo multinazionale che distribuisce componentistica per la refrigerazione e il condizionamento. In passato, il training era svolto on site facendo spostare i produttori oppure i dipendenti delle filiali. Questo implicava costi di viaggio e allungava il time-to-market. Beijer Ref Italy ha installato due lavagne interattive Ricoh nella sede principale di Milano e ora non è più necessario far spostare le persone: il training “arriva” direttamente da loro tramite il pc, che permette di connettersi in modo semplice alla lavagna e assistere, così, alle presentazioni in tempo reale.
Le tecnologie sono un fattore abilitante anche per la prenotazione e la gestione delle sale riunioni: ad esempio le soluzioni di Room Booking consentono di prenotare le sale, verificare la disponibilità delle dotazioni tecnologiche, ma anche di richiedere servizi a corredo come catering e parcheggi.
Smart Locker, vantaggi per l’azienda e per i dipendenti
Nell’era dell’e-commerce molte aziende vogliono offrire ai dipendenti la possibilità di ricevere i pacchi personali direttamente sul posto di lavoro, senza però che questo vada a gravare sull’ufficio posta. Gli Smart Locker di Ricoh (armadietti hi-tech utilizzati come punti self-service di “pick up and delivery”) rappresentano una possibilità interessante per i dipendenti, perchè danno loro la possibilità di ritirare i pacchi in consegna in qualunque momento: questa è quindi la soluzione ideale anche per coloro che si trovano spesso fuori sede.
Alla base di tutti i nostri progetti c’è sempre un’analisi per individuare i bisogni dell’azienda e dei dipendenti, le aspettative e le eventuali necessità di personalizzazione. Ci confrontiamo con tutti gli attori coinvolti, dal top management all’HR, dal reparto IT ai dipendenti che si occupano di facility management: in questo modo riusciamo a tenere conto dello spazio fisico, delle tecnologie e dell’organizzazione, tutti aspetti che, come detto, devono essere gestiti in modo coerente e integrato.
