I dati di Nemertes Research evidenziano che entro la fine del 2021 il 70% delle organizzazioni utilizzerà le applicazioni di collaborazione per supportare in modo più efficace i lavoratori che operano da remoto. I tassi di adozione delle piattaforme di Unified Communication and Collaboration (UCC) sono aumentati considerevolmente in questi mesi. L’obiettivo per le organizzazioni è offrire una risposta efficace agli utenti alle prese con una routine di lavoro che oggi è sempre più spostata verso l’home working. E sono in molti a parlare di abitudini ormai consolidate, che non svaniranno con l’esaurirsi dell’emergenza sanitaria. «I sistemi di collaborazione erano già ampiamente utilizzati anche prima della pandemia – spiega Fabio Santini, Direttore della Divisione One Commercial Partner di Microsoft Italia –. Il lockdown, però, ha messo in evidenza come oggi questi strumenti debbano essere efficaci anche se traslati in un mondo in cui non c’è più la condivisione del quotidiano della vita d’ufficio, un mondo in cui gli utenti sono realmente remoti e non semplicemente distanti un paio di scrivanie».
Questi ultimi dieci mesi ci sono serviti per capire che questi strumenti sono efficaci e che non si perde produttività solo per il fatto di non recarsi più fisicamente in ufficio. «Un concetto solo all’apparenza banale… Le due chiacchiere alla macchina del caffè o la pausa pranzo al bar, infatti, sono spesso momenti in cui si parla di lavoro e di progetti. E questi momenti non potevano essere traslati nello strumento di collaborazione digitale. Il Covid, però, ci ha costretto a sperimentare modalità di interazione e condivisione diverse e questo meccanismo ha dimostrato di essere utile, anche se non perfetto. Nei prossimi mesi l’obiettivo principale per tutti noi sarà di trovare un miglior equilibrio tra vita privata e vita professionale, imparando a gestire meglio gli spazi domestici e i calendari per migliorare la qualità della vita, l’efficienza, la socialità e la creatività. Se riusciremo a integrare il mondo home working e il mondo office working arriveremo a fare del vero Smart Working».
Come migliorare la (qualità della) collaboration
Ora che abbiamo imparato tutti a usare gli strumenti di collaboration, anche chi prima non ne sentiva la necessità, il prossimo obiettivo è migliorare la qualità della collaborazione e il team working. «A pensarci bene, a cambiare è il concetto stesso di ufficio, l’ampiezza e la suddivisione degli spazi attrezzati – prosegue il manager -. Nel momento in cui finirà l’emergenza sanitaria, tutti noi non solo avremo imparato come si lavora da casa per essere più efficaci con i colleghi che stanno in ufficio, ma anche come si lavora in ufficio per essere più inclusivi con i colleghi che lavorano da casa. E allora sì che si potrà parlare veramente di Smart Working, perché l’esperienza di collaborazione sarà assolutamente fluida, senza distinzioni tra l’ufficio e l’ambiente domestico». Proprio l’obiettivo che Microsoft si è posta con i recenti upgrade di Teams. «Non un’applicazione, ma una vera e propria piattaforma di collaboration. Un ambiente integrato e adattivo che permette di plasmare l’esperienza d’uso sulla base delle preferenze ed esigenze dell’utente, migliorando la qualità della vita del lavoratore a prescindere dal luogo fisico in cui opera».
Quali sono le principali caratteristiche di una piattaforma di collaborazione
Gli strumenti di collaborazione integrano funzionalità di chiamata, instant messaging e videomeeting all’interno di un ambiente che fornisce anche capacità di condivisione file in tempo reale. Proprio queste piattaforme si stanno trasformando in un vero e proprio desktop virtuale per l’utente aziendale, una singola postazione che permette di essere produttivi praticamente ovunque, supportando una collaborazione in real time anche su task complessi come il project management, il service management o la gestione delle HR. Ma quali sono le principali funzionalità che deve assolutamente avere una piattaforma di collaboration?
- Sicurezza
Se è vero che proliferano gli strumenti di comunicazione integrata, è altrettanto vero che alcuni di questi tool hanno mostrato vulnerabilità rilevanti. Vulnerabilità che negli ultimi mesi hanno prodotto un’impennata di attacchi cyber che hanno come bersaglio proprio i meeting aziendali. «Ovviamente – sottolinea Santini – l’aspetto della sicurezza è fondamentale quando si ha a che fare con operatori che accedono a dati aziendali e si scambiano informazioni critiche come quelle relative ai dati dei clienti, per esempio, o a transazioni finanziarie e brevetti industriali. Questo è vero a maggior ragione se le persone collaborano da posti diversi, su dispositivi diversi e attraverso reti diverse, come quelle domestiche o Wi-Fi pubbliche, non sempre adeguatamente protette. In tutti questi casi, le piattaforme di collaborazione devono essere in grado di offrire funzionalità di sicurezza avanzata non solo sui canali di condivisione di informazioni, ma anche sulla messaggistica istantanea e le videocall». - Innovazione e inclusione
«Le nuove generazioni – evidenzia il manager – stanno entrando progressivamente nel mondo del lavoro e le organizzazioni devono essere in grado di offrire loro un’esperienza al passo coi tempi. Una collaborazione ancora più ricca e gratificante, che usa i canali di comunicazione a cui i lavoratori più giovani sono avvezzi. Questo rappresenta un forte elemento di differenziazione per l’azienda, soprattutto nell’ottica dell’attrattività e della retention dei talenti». Una chat experience che nel caso di Teams è arricchita da GIF, adesivi ed emoji e che si trasforma facilmente, con un click del mouse, in una conferenza video. A questi canali si somma anche tutta la componente “social” delle interazioni, con un ruolo crescente nel disegnare esperienze di collaboration più intime e ricche che oggi è delegato ai social network aziendali come Yammer. «Gli strumenti ci sono e sono efficaci, per migliorare l’ingaggio servono però le giuste accortezze. Io, per esempio, fisso call di 45 minuti, la finestra giusta per permettere a me e ai miei colleghi di essere produttivi lasciando però il margine per prendersi una pausa e sgranchirsi le gambe prima della call successiva». - Collaborazione completa
Una piattaforma di collaboration deve garantire un’esperienza fluida a fronte di qualsiasi condizione di banda, luogo di lavoro, device e piattaforma. «Se l’utente che opera al di fuori dell’ufficio è penalizzato da una collaborazione “povera”, allora lo Smart Working non esiste, perché di fatto la scelta tra scrivania e casa è puramente formale, non effettiva. Spesso, poi, la parola “collaborazione” è usata nell’accezione della call video. Questa, in realtà, è solo una parte dell’ambiente di collaboration, che prevede diversi touchpoint – agenda, chat, strumenti di file sharing – e momenti a monte e a valle della videocall. Dal blocco dell’agenda al follow-up, con la condivisione del materiale e la definizione dei task, l’importante è che le informazioni siano sempre facilmente accessibili e fruibili da tutti i soggetti interessati, a prescindere dal fatto che abbiano partecipato o meno al meeting online». - Apertura
Una piattaforma di collaborazione deve creare un ambiente perfettamente integrato con gli strumenti di produttività in uso, le banche dati e le aziende esterne: «Solo in questo modo è possibile cercare le informazioni che servono durante il meeting senza uscire dall’ambiente e dal contesto di collaborazione. Con Teams noi assicuriamo questo tipo di collaborazione, perché la piattaforma è già integrata con Office365, con l’ERP e il CRM. Grazie alle estensibilità di Teams come piattaforma, il nostro ecosistema dei partner sta sviluppando un insieme di soluzioni che integrate in Teams possono accelerare la produttività. Inoltre grazie all’integrazione di Teams con la Power Platform gli utenti possono creare, modificare e pubblicare app e chatbot personalizzati, direttamente in Teams in modo semplice e senza competenze di sviluppo» - Produttività evoluta
Oggi, una piattaforma di collaboration deve anche essere in grado di supportare gli utenti offrendo funzionalità avanzate che migliorano la produttività individuale. Fondamentale il contributo delle tecnologie di Artificial Intelligence e Machine Learning. In Teams, grazie a Cortana Analytics l’utente ha a disposizione utilissimi report basati sull’analisi anonimizzata delle interazioni – chat, e-mail ricevute, inviate e reply, solo per citare alcuni esempi –, che fanno capire in modo chiaro come i singoli individui e il team stanno performando. Le analytics forniscono indicazioni importanti sui task ancora inevasi, sull’efficienza dimostrata nelle call e su diversi altri parametri, stimolando una collaborazione più efficace con gli altri membri dei team».
Realtà virtuale e intelligenza artificiale per una nuova meeting experience
Proprio i progressi ottenuti sul fronte dell’autoapprendimento permettono all’utente di sperimentare una collaborazione di qualità in tutte le interazioni in real time. Le tecnologie AI integrate negli strumenti di videoconferenza forniscono meeting experience più ricche e ingaggianti: qualità audio e video migliorata, funzionalità di trascrizione, annotazione e traduzione multilingua in tempo reale si rivelano particolarmente utili per i team distribuiti su diverse geografie. Gli assistenti virtuali offrono la possibilità di gestire i meeting attraverso il controllo vocale, attivando anche il richiamo automatico della documentazione attinente alla conversazione in corso. I CoBot, invece, interagiscono con i partecipanti per ottimizzare i processi di collaborazione, semplificando la pianificazione degli appuntamenti e automatizzando altri task a basso valore aggiunto. Il riconoscimento facciale, infine, permette ai partecipanti di acquisire informazioni in tempo reale sul curriculum e la carriera lavorativa dei partecipanti alla call.
«In futuro, poi, gli algoritmi AI evolveranno in un’ottica “decisionale”, per cui alcune scelte potrebbero essere compiute in autonomia dal sistema. Accettare l’invito a un meeting, per esempio, è un gesto che oggi tutti noi facciamo con un click del mouse. In futuro, invece, la piattaforma potrà farlo in autonomia, sulla base del calendario, delle preferenze e dei comportamenti passati dell’utente». E se è vero che il 60/70% della comunicazione è di tipo non verbale – si esprime, quindi, attraverso il linguaggio del corpo – ecco che in futuro ci sarà spazio per migliorare la qualità delle videocall garantendo un’esperienza più immersiva attraverso gli ologrammi e gli avatar, che impiegano le tecnologie di mixed reality per replicare gli atteggiamenti e la gestualità degli utenti che non possono partecipare alla riunione in presenza. «Stiamo andando nella direzione in cui la presenza virtuale potrà sostituire in una certa misura quella fisica in ufficio – conclude Santini –, garantendo comunque una comunicazione ricca e realistica. In Microsoft lavoriamo per mettere insieme il mondo reale e quello virtuale, per avere virtualmente i partecipanti di fianco a noi anche quando non sono in ufficio e garantire una meeting experience di qualità».
