Flussi di lavoro digitali, gestione documentale con conservazione sostitutiva, l’ufficio in un click dentro una mano. Temi e pratiche già presenti nelle grandi aziende italiane, che in modo improvviso sono entrati anche nel mondo delle PMI, che ancora si stavano gradualmente approcciando a questi cambiamenti.
In generale, le attività amministrative in molti settori non si sono fermate, ma quello che è cambiato è stato il modo di occuparsene, di comunicare e di condividere documenti e informazioni, per lo più con dipendenti che hanno lavorato da postazioni di lavoro diffuse, prima in modalità remota e poi in forma ibrida.
Proprio la soluzione ibrida è quella che si sta consolidando, con una parte della popolazione aziendale in presenza e una parte a distanza, a turno. La continuità del business con l’accesso ai documenti aziendali e la loro elaborazione è stata resa possibile grazie alla disponibilità di piattaforme digitali e alla connettività. Nelle realtà più strutturate i processi di lavoro, di archiviazione, consultazione e condivisione erano già stati ripensati in chiave digitale, ma nella maggior parte dei casi si è dovuti correre ai ripari con la riorganizzazione dei processi lavorativi in chiave digitale per garantire flussi documentali in tempo reale e in sicurezza. Nelle imprese è dunque in corso la reingegnerizzazione dei processi amministrativi, in una logica di trasformazione digitale che, inevitabilmente, sta modificando anche il ruolo del provider tecnologico: sempre più fornitore di soluzioni e servizi, con una marcata componente consulenziale. «Questo era già il nostro approccio prima della pandemia, trovare la soluzione giusta per le differenti tipologie di clientela, con una tecnologia digitale versatile su cui investiamo da vent’anni. Eravamo infatti pronti, con soluzioni innovative declinabili in base alle diverse esigenze, quando le aziende hanno dovuto cambiare il loro modo di lavorare», commenta Pierluigi Fioretti, Document Solution Sales Director di Canon Italia, nonché Amministratore Delegato di Canon Solution Italia.
Dall’immagine all’informazione
Oggi, quando si parla di prodotti digitali, il più delle volte si intendono soluzioni che si inseriscono in un’architettura a tutto tondo, trasversale, integrata e connessa con software e applicazioni. Anche nel caso di Canon, che da oltre 70 anni sviluppa dispositivi per la cattura e la gestione di immagini. Le sue soluzioni, infatti, si posizionano tra le tecnologie abilitanti la trasformazione digitale delle imprese. La gamma di stampanti multifunzioni e scanner offre molto di più di quella che avrebbe potuto essere la funzione originaria di stampa e scansione. Grazie all’integrazione con software e app, infatti, i dispositivi si inseriscono nel processo di Information and Document Management. Per esempio, una volta acquisita un’immagine per la gestione passiva delle fatture o per compilare una nota spese, il sistema riconosce in automatico le informazioni (OCR – Optical Character Recognition) e indirizza il documento nel flusso corrispondente (contabile, amministrativo, marketing, vendite). In altri casi estrae dati dall’immagine per compilare moduli e raccogliere informazioni in automatico, sempre con sistemi di riconoscimento ottico. Di fatto, lo scambio può avvenire dal cartaceo alla sua conversione in informazione digitale, oppure dal documento digitale alla stampa nelle soluzioni multifunzione. Anche a monte della stampa, comunque, i dispositivi Canon più avanzati sono dotati di software per archiviare i documenti ricevuti in modo intelligente e automatico. IrisPowerscan, ad esempio, è il software Canon che permette di acquisire, ordinare, indicizzare ed esportare i documenti in file totalmente ricercabili, incrementando la produttività, eliminando gli errori e tagliando i costi, mentre Therefore è un software per la gestione documentale. «La nostra value proposition è offrire un servizio a 360 gradi per la gestione dell’informazione, reso possibile dagli investimenti che abbiamo svolto negli anni in ricerca e innovazione e che però, da parte delle aziende, richiede una digitalizzazione dei processi interni», sottolinea Fioretti. In pratica, Canon contribuisce all’innovazione del lavoro d’ufficio: «Alla base dei nostri prodotti c’è una piattaforma digitale facilmente interfacciabile e integrabile con i sistemi in essere presso i clienti, in una logica immediata di “Plug&Play” (Collega e usa – ndr). Inoltre, grazie ad app integrate e integrabili può svolgere tutta una serie di funzioni di trasmissione digitale dei documenti», spiega Fioretti.
Soluzioni per il nuovo Workplace digitale
La gamma di scanner e stampanti multifunzioni di Canon sono modulabili in base alle necessità dei diversi business, per esempio quelle di uno sportellista, come un assicuratore o un noleggiatore, che abbia bisogno di un formato compatto, ma veloce e facilmente integrabile con il sistema informativo, oppure quelle di una tipografia con esigenze di grandi formati e un’altissima precisione. La richiesta di macchine compatte, ad alta prestazione e connesse in rete, è tornata utile durante la pandemia, quando si è dovuta cambiare la disposizione degli uffici per assicurare il distanziamento fisico e garantire la sicurezza sanitaria. Per esempio, negli uffici sono state sospese le aree di stampa comune, con grandi macchine multifunzione, mentre si sono distribuite stampanti più piccole per un numero ridotto di dipendenti nella stessa area di lavoro, in modo da evitare spostamenti e assembramenti. «Grazie alla disponibilità di dispositivi compatti, destinati a business di contatto con il pubblico o ai professionisti, avevamo già dei modelli adatti alla nuova riconfigurazione degli uffici. Inoltre, le nostre macchine hanno anche un’altra caratteristica: possono connettersi fra loro e a un sistema centrale in grado di gestirle da remoto, anche in termini di approvvigionamenti, sostituzione accessori, interventi di manutenzione», precisa Fioretti. In pratica, una serie di automatismi alleggerisce le attività dei dipendenti per il mantenimento della soluzione di stampa e libera energia per attività a maggiore valore aggiunto. Inoltre, i dispositivi sono ormai predisposti per il touchless, grazie al riconoscimento digitale con un QR code e l’invio delle istruzioni dall’app scaricata sul telefono. In questo modo si è garantita e si continuerà a garantire la sicurezza sanitaria, non toccando superficie comuni, ma solo i propri dispositivi personali.
Soluzioni Cloud a portata di tutti
Il modello sotteso alla strategia di Canon è multichannel: prevede il dialogo diretto con le grandi aziende, mentre con una rete di partner qualificati e autorizzati arriva alle PMI e alle micro-aziende che, pur avendo meno complessità, hanno bisogno come tutte di gestire i flussi operativi in modo digitale per garantire la continuità aziendale. «Per contenere gli investimenti e, al tempo stesso, semplificare la gestione della documentazione cartacea e digitale, le più piccole hanno a disposizione il Cloud, che permette l’accesso ai nostri software senza investimenti proprietari e con un livello di sicurezza informatico molto più alto di quello che potrebbero assicurarsi direttamente», afferma Fioretti. In pratica, il Cloud abbatte le barriere di accesso alle nuove tecnologie, permettendo anche alle piccole imprese di avviare quella trasformazione digitale che è auspicata e incoraggiata dal Piano di transizione 4.0 per lo sviluppo del Paese, con i dispositivi in loco, ma il cervello informatico in remoto. Al momento però, secondo l’osservatorio di Canon il modello di business in Cloud e, spingendosi oltre, quello “as a service”, con i costi delle macchine in base all’uso e la manutenzione in capo al fornitore di tecnologia che ne resta anche proprietario, sono più apprezzati dalle grandi imprese e molto meno dalle piccole. «È una questione di cambiamento culturale e di acquisizione di nuove abitudini di fruizione e consumo anche nel mondo del lavoro», conclude Fioretti.
