«Quando in azienda si affronta il tema dell’Employee Engagement è fondamentale partire sempre da un assunto: le persone vivono il lavoro come una relazione». Ha iniziato così il suo intervento a Richmond Human Resources Forum 2020, Alice Valsecchi, che dal 2015 lavora nel team People Operations Lead di Bending Spoons, lo sviluppatore italiano di App per dispositivi mobili, che con oltre 300milioni di download è diventato uno dei principali operatori del mercato a livello mondiale (in Italia ultimamente è stato sotto la luce dei riflettori per aver rilasciato l’App Immuni per il tracciamento dei contagi da Covid-19) e che oggi dà lavoro a 180 “spooner”.
Così come nelle relazioni di amicizia o sentimentali, anche quando si ha a che fare con le persone in azienda è importante dedicare del tempo all’altro, dimostrare il proprio apprezzamento, comunicare, raccontarsi, coinvolgere e rendere partecipi delle decisioni, rispettarsi, fidarsi e parlare con franchezza e onestà.
«L’errore che fanno moltissime organizzazioni oggi è vedere il lavoro come un semplice contratto con il collaboratore: l’organizzazione offre uno stipendio e dei benefit, in cambio del suo tempo, della sua prestazione, dei suoi sforzi e delle sue competenze – ha continuato Valsecchi -. Sono questi comportamenti che impediscono di creare una collaborazione sana e positiva per entrambe le parti. Una persona ingaggiata è infatti un plus per le organizzazioni perché lavora con entusiasmo, creatività, soddisfazione, è puntuale, proattiva, si impegna, ha il senso di appartenenza e responsabilità, vive la vita lavorativa con alti livelli di coinvolgimento emotivo e intellettuale. Mette quindi a disposizione dell’organizzazione per cui lavora tutte le sue risorse e in generale ha un atteggiamento molto positivo nei confronti dell’organizzazione».
L’Employee Engagament richiede un lavoro costante dell’organizzazione, e non solo dell’HR
Come ha ricordato Alice Valsecchi, ci sono due cose da tenere sempre a mente: l’engagement non arriva dall’oggi al domani e non dipende solo dal lavoro dell’HR. «Deve essere un progetto condiviso da tutti i dipartimenti e i livelli gerarchici. È come quando si ha un enorme puzzle da comporre: ciascuno ha solo alcuni pezzi, se non si partecipa tutti, per quanto gli HR si sforzino non si otterranno mai i risultati sperati».
Ma c’è anche un altro elemento di attenzione: non si può gestire l’Employee Engagement con una checkbox. Anche quando si raggiunge un buon livello di ingaggio dei dipendenti, non sarà mai il punto di arrivo: a ogni traguardo raggiunto si continuano a raccoglie i feedback dei collaboratori per prepararsi a fare il passaggio successivo.
«Tutto questo inevitabilmente richiede impegno, controllo costante, capacità di adattamento, ascolto e comprensione, e attitudine a cambiare», ha ribadito la spooner. «È qui che gioca un ruolo importante la connessione tra i collaboratori e l’HR: è così che si riesce a favorire, a loro volta, le interazioni tra le persone in aziende e fasare tutti sui medesimi obiettivi di business. Quindi ascoltate, chiedete, prendetevi tempo per conoscervi, create un legame».
I benefici di una strategia ben congegnata di Employee Engagement, per l’azienda e le persone
In generale, quindi tutte le aziende dovrebbero trovare il modo di favorire l’Employee Engagement, ma questo è ancora più vero per le aziende che si muovono in un mercato del lavoro fortemente competitivo, come quello in cui opera Bending Spoons. «Nel nostro campo, quello dell’IT, è necessario attivare ogni sforzo per conquistare i migliori talenti e fare in modo che non se ne vadano, sia per non disperdere know-how, sia perché i processi di selezione sono onerosi per il team HR – richiedono tempo, energie e risorse -. Inoltre, un turnover elevato ha un innegabile impatto sulla produttività, perché ci sono costantemente nuove persone a cui fare training e onboarding: serve del tempo prima che le persone siano produttive. A volte anche mesi», ha ricordato Valsecchi.
Quindi, visto che ridurre il turnover è auspicabile, acquista ancora più valenza ricercare in azienda un alto livello di engagement, perché porta una maggiore retention. E, in tal senso, Bending Spoon è un caso esemplare da cui prendere ispirazione: in sette anni di attività hanno dato le dimissioni solo sette persone, e di queste sei per un cambio radicale della loro vita.
Ma ci sono anche altri due benefici legati all’Employee Engagement: l’aumento dei profitti e della produttività e la migliore qualità dell’output. Come ha sottolineato Valsecchi, «se le persone lavorano bene, perché sono messe nella condizione di farlo, il risultato è migliore, forniranno idee, output e relazioni con i clienti migliori. Un dipendente ingaggiato ha più senso di responsabilità e si impegna al massimo per raggiungere i risultati, in pratica lavora con più efficacia. In quest’ottica in Bending Spoons per esempio abbiamo bandito il micro management e posto l’enfasi proprio sul concetto di responsabilità. In parte è quello che traspare da uno dei 4 pillar del nostro Manifesto aziendale: “we are open”, significa che noi crediamo l’uno nell’altro, nella totale trasparenza, nella comunicazione onesta, nel valore del feedback, nella flessibilità, e nel valore dell’autonomia».
Inoltre, insistere sul senso di responsabilità contribuisce a ridurre anche l’assenteismo in azienda: chi ama il suo lavoro, si trova bene e avverte che l’organizzazione ripone fiducia in lui sarà portato in modo naturale a fare del suo meglio per non tradirla, e difficilmente mancherà senza un valido motivo.
E poi c’è il tema dei Company Ambassadors. «Quando c’è engagement i dipendenti diventano ambasciatori del brand aziendale – ha sottolineato Valsecchi -. Gli spooner per esempio sono sempre ben contenti di raccontare la loro esperienza in Bending Spoons e condividere i valori che portiamo avanti con la nostra cultura aziendale. Vanno fieri del lavoro che fanno, dove lo fanno e ne parlano con entusiasmo».
Chiaramente, le politiche di Employee Engagement non sono vantaggiose solo per le aziende, ma ci sono ricadute positive anche per le persone. Per esempio, dal punto di vista della salute – anche perché spesso laddove c’è engagement dietro ci sono delle iniziative di lavoro flessibile, programmi di alimentazione salutare, e diversi benefit, come la possibilità di fare controlli medici convenzionati o di usufruire di polizze assicurative – e della qualità della vita fuori dal contesto lavorativo. «Noi crediamo fortemente nel concetto di “better home life”: rendere uno spooner ingaggiato lo fa lavorare bene e lo rende contento, quando torna a casa è di buonumore e ha più energie, e si crea un circolo virtuoso di benessere di cui beneficiano le persone e l’organizzazione».
Le strategie (concrete) di Bending Spoons per ingaggiare gli spooner
Dall’onboarding alla comunicazione sono diverse le direttici su cui lavora Bending Spoons per coinvolgere le persone.
1. Onboarding
Secondo Alice Valsecchi, innanzitutto è importante non sottovalutare mai il potere di un onboarding fatto bene. «Come diceva Oscar Wilde non esistono seconde occasioni per fare una buona prima impressione. Un buon onboarding incide prepotentemente sulla retention e la maggior parte delle persone decidono nei primi sei mesi di lavoro se rimarranno in un’azienda. In Bending Spoons quando viene accettata l’offerta di lavoro viene inviato un form di raccolta dati, e i documenti da firmare sono mandati in tempi rapidi: a nessuno piace la burocrazia e c’è una persona dell’HR che aiuta a gestire questa fase, accompagnando il nuovo spooner passo dopo passo».
L’azienda è quindi molto presente sin dalle battute iniziali. In anticipo rispetto al primo giorno di lavoro, i nuovi arrivati entrano anche in possesso della dotazione tecnologica (in questo momento i device sono spediti a casa, ndr.) e partecipano a un meeting o a un pranzo con il team leader o con tutto il team (ovviamente da remoto).
«Il primo giorno di lavoro invece i neo assunti ricevono un handbook che contiene tutte le informazioni utili per cominciare (per ogni sezione del documento c’è una persona di riferimento da contattare per approfondire gli aspetti poco chiari) e, durante l’incontro che viene fatto tutte le mattine mattine, la persona viene presentata, tutti lo salutano e battono le mani. Inoltre, vengono organizzati dei pranzi in piccoli gruppi in cui il nuovo assunto interagisce con 3 o 4 spooner che hanno voglia di conoscerlo e che raccontano cosa vuol dire lavorare in Bending Spoons. Questo facilita l’inserimento: in genere già dal secondo giorno non si riescono più a riconoscere i nuovi assunti dagli spooner storici».
2. Sondaggi interni
Ma Bending Spoons, non dimentichiamolo, è un’organizzazione data driven e quindi ogni decisione viene presa dopo aver raccolto dati. Questo vale anche quando le decisioni riguardano gli spooner. Prima del lancio di un’attività le persone partecipano a sondaggi interni, per permettere all’azienda di avere informazioni puntuali sui loro bisogni, sulle loro preferenze, sulle difficoltà che stanno vivendo. È partendo dai risultati di queste indagini che poi sono lanciate le iniziative. «Quando abbiamo chiuso l’ufficio per il lockdown abbiamo mandato due sondaggi – ha raccontato Valsecchi -: uno volto a rilevare la situazione personale di benessere e l’altro centrato sulle difficoltà connesse al lavoro. Una volta raccolte tutte le informazioni abbiamo lanciato una “working from home policy” che ha permesso a tutti di ordinare con Amazon Business gli strumenti e gli arredi necessari per lavorare bene: dalla sedia ergonomica al supporto per i computer, dal poggiapiedi al monitor secondario. Abbiamo attivato anche un servizio di supporto psicologico gratuito per tutti i collaboratori e attivato una serie di iniziative per la socialità».
Inoltre, in ambito onboarding, recentemente è stato fatto un sondaggio che ha coinvolto gli assunti negli ultimi 3 mesi per comprendere come migliorare il processo: una volta raccolte le risposte sono stati organizzati degli incontri one-to-one per approfondire, è stato stilato un report e sulla base di quanto emerso saranno adottate nuove strategie.
3. Canali di comunicazione
Altro punto di attenzione quando si vogliono avere collaboratori ingaggiati è creare canali di comunicazione bidirezionali, che permettono alle persone di comunicare con gli executive e con i manager e viceversa. «Per farlo serve sensibilizzare l’esecutivo a essere sempre trasparente, comunicare tempestivamente i cambiamenti e i nuovi progetti in programma, condividendo anche le motivazioni che hanno portato a certe decisioni. Noi abbiamo istituito una riunione plenaria, che facciamo ogni 6 mesi, in cui il CEO aggiorna tutti sull’andamento del business e ogni team racconta le sfide affrontate e i progetti per il futuro. Ogni sei mesi quindi tutti hanno una panoramica completa su quello che sta succedendo. Poi c’è il Bending Q&A: una piattaforma online in cui è possibile porre domande, anche in forma anonima, sugli argomenti più svariati. Le risposte sono condivise in forma scritta e viene di volta in volta aggiornato un documento che le raccoglie tutte in ordine cronologico e tematico. Inoltre, usiamo Slack come chat interna per la comunicazione asincrona. Abbiamo creato un comando che permette di inviare commenti, messaggi e domande in forma anonima che vengono gestiti da un gruppo ristretto di persone che fanno parte dell’esecutivo. Su Slack, inoltre, ci sono diversi canali con le informazioni che riguardano l’azienda e l’avanzamento dei progetti».
4. Feedback
Ma quando si parla di parla di Employee Engagement non si può non parlare anche del valore del feedback: «Noi crediamo molto nel dare riscontri costanti ai nostri spooner. Quando si entra in Bending Spoons si viene affidati a uno sponsor che periodicamente raccoglie i feedback, li organizza e li condivide dando dei suggerimenti su come migliorare nelle aree più deboli, e sottolineando quali invece sono i punti di forza», ha ribadito Valsecchi.
Non bisogna, poi, mai dimenticarsi di esprimere apprezzamento per un lavoro ben fatto. «In Bending Spoons abbiamo un canale interno, sempre su Slack, dove si possono pubblicare messaggi di complimenti o ringraziamenti a un collega. Se si tratta di qualcuno del nostro team HR, la nostra abitudine è organizzare un pranzo per festeggiare e quando un collega porta a termine un progetto o raggiunge un obiettivo importante ne viene fatta menzione durante il meeting settimanale».
5. Momenti di gruppo
Infine, «per avere dipendenti ingaggiati bisogna prevedere anche dei momenti di gruppo in cui svestire i panni formali e divertirsi insieme: noi, un paio di volte all’anno, organizziamo degli eventi, alcune volte anche a tema, che poi di fatto fungono da vero e proprio collante per gli spooner, sono delle occasioni in cui si rafforza il senso di gruppo», ha concluso Valsecchi.
