La formazione in azienda è una delle attività più colpite dall’emergenza Coronavirus. Le lezioni in aula, in sede o in altre città o paesi, sono rese impossibili dall’esigenza di contenere gli spostamenti per arginare i contagi. McKinsey riporta che, a inizio marzo, circa metà dei programmi di formazione in aula programmati fino al 30 giugno 2020 sono stati posticipati o annullati in Nord America (dove, sappiamo, la situazione è nel frattempo peggiorata), mentre in diverse parti dell’Europa e dell’Asia rinvii e cancellazioni sfiorano il 100%.
Tuttavia le aziende non possono permettersi di mettere in pausa le attività di formazione. Che si tratti di reskilling nelle singole divisioni di business o di una trasformazione complessiva delle competenze, la formazione continua in azienda resta un’attività cruciale da proseguire anche durante l’emergenza sanitaria. Con modalità diverse, ovviamente, che garantiscano la sicurezza dei dipendenti. McKinsey individua sei azioni da intraprendere per proseguire ed espandere i programmi di “workplace learning”, moltiplicarne l’efficacia e stimolarne un’ulteriore innovazione tecnologica.
Uno: costruire un team di risposta alle esigenze della formazione continua in azienda
Si tratta di un gruppo di lavoro di cui dovranno far parte gli stakeholder rilevanti, ovvero i business partner dell’HR, il personale che si occupa dell’erogazione dei corsi, chi lavora sull’infrastruttura IT e sulle piattaforme digitali e i fornitori di soluzioni tecnologiche. Il suo compito è di istituire un “triage” dell’offerta formativa aziendale e individuare le priorità, ovvero quali corsi vanno adattati per primi al formato virtuale o digitale, in base alla strategicità delle tematiche affrontate.
Due: proteggere i dipendenti nei programmi di formazione in aula
Se i corsi fisici non vengono sostituiti da corsi virtuali, occorre attuare le misure più severe possibili per difendere la salute dei lavoratori, in linea con le indicazioni delle autorità sanitarie. Nei corsi da remoto, invece, le organizzazioni devono accertarsi che i partecipanti possiedano e sappiano usare tutti gli strumenti di collaborazione virtuale, video-conferenza e condivisione dei documenti sul cloud.
Tre: adattare l’erogazione di corsi e eventi
I programmi di formazione possono essere decentralizzati e condotti, anziché in una sede fisica con più persone che arrivano da paesi diversi, in sessioni di video-conferenza con gruppi ristretti. Non ci sono limiti agli eventi che si possono organizzare usando sessioni live virtuali come webcast, virtual classroom e conferenze audio e video. Siccome queste piattaforme sono carenti quando si tratta di costruire solide capacità socio-emozionali e interpersonali, andranno introdotte nuove funzionalità per un feeling “come di persona”. McKinsey suggerisce di utilizzare tecnologie mature e ben funzionanti e di condividere i materiali già prima dell’avvio della sessione. Durante la sessione può aiutare la presenza di un moderatore e l’integrazione di strumenti per il coinvolgimento diretto dei partecipanti, come chat e sondaggi. Dopo la sessione è utile distribuire informazioni di follow-up e invitare i partecipanti a commentare e rilasciare un feedback.
Quattro: promuovere il digital learning
L’emergenza Coronavirus è un’occasione per promuovere ed espandere in azienda un’offerta di formazione digitale che resti valida nel tempo e, anzi, diventi più avanzata, migliorando la digital experience dei destinatari. È il momento per spingere sull’innovazione delle piattaforme e degli strumenti di digital learning rendendoli sempre più personalizzati e tarati sulle esigenze dei singoli, e promuovendo al tempo stesso il senso di community e l’allineamento con gli obiettivi aziendali. Si possono potenziare le componenti di social learning, come forum di discussione e lavoro di gruppo tra i partecipanti.
Cinque: studiare strategie digitali alternative
Mentre molte organizzazioni promuovono la loro offerta attuale di corsi digitali, altre cominciano a prendere in considerazione di trasferire le attività di formazione ancora svolte in aula verso un formato all-digital. Non si tratta semplicemente di applicare soluzioni tecnologiche esistenti, ma di un più profondo ripensamento dell’esperienza di apprendimento che include componenti social di collaborazione e interazione tra gruppi di studenti. I vendor delle tecnologie di digital learning vedono nel Covid-19 un catalizzatore di questa transizione e stanno aiutando i loro clienti ad accelerare la trasformazione, anche offrendo servizi aggiuntivi o a prezzi ridotti. La tecnologia che caratterizzerà questa offerta formativa digitale più avanzata è la realtà virtuale, capace di stimolare l’engagement dei destinatari.
Sei: prepararsi a scenari molteplici
La situazione attuale è incerta e qualunque approccio delle aziende, anche in ambito digital learning, dovrebbe includere la pianificazione di diversi scenari potenziali. Le restrizioni ai viaggi o agli incontri di persona potrebbero finire già a maggio, oppure trascinarsi più a lungo. I team aziendali di risposta all’emergenza Coronavirus devono tenersi pronti a esiti molteplici, per esempio prenotando anticipatamente sale congressi ma con l’opzione di cancellazione anche all’ultimo momento, oppure aggiornando l’infrastruttura tecnologica e migliorando la connettività per garantire la tenuta dell’erogazione a distanza dei corsi.
