Il Digital HR specialist e il Digital HR Manager sono due nuove figure che iniziano a entrare nelle organizzazioni, proprio a supporto della trasformazione digitale della funzione. Senza competenze adeguate, oggi, né un clima aziendale positivo e collaborativo, per le aziende è sempre più difficile affrontare il cambiamento e l’innovazione tecnologica restando competitive sul mercato. A cascata, la sfida riguarda la stessa divisione HR che, soprattutto nelle medie e grandi aziende, negli ultimi anni ha avviato la trasformazione digitale dei processi per essere di supporto al business sia con le persone giuste al posto giusto nel momento giusto, sia per efficientare attività a basso valore e liberare energie per altre più a valore aggiunto. Ma per digitalizzare il recruiting, l’onboarding, la formazione e sviluppo, la pianificazione e l’allocazione delle risorse e i piani di successione servono nuove competenze anche nella divisione Risorse Umane. L’HR Digital Transformation richiede la diffusione di un approccio, di un mindset che dia valore ai dati e alle informazioni che possono derivarne a supporto delle decisioni sulla pianificazione delle risorse e sugli investimenti per lo sviluppo delle persone, ma necessita anche di figure specifiche con competenze tecniche e gestionali per fare accadere il cambiamento.
Digital HR: che cosa si intende
Il Digital HR supporta le attività delle Risorse Umane nella trasformazione dei processi relativi alla gestione del personale in chiave digitale. Grazie a strumenti dedicati, a piattaforme integrate e agli HR Analytics con algoritmi di Intelligenza Artificiale, oggi è possibile disporre di una visione sempre aggiornata e puntuale della forza lavoro in azienda, non solo come anagrafica e attività amministrative (dalla nota spese, al piano ferie, permessi, registrazione presenze e prenotazione sale riunioni con l’Hybrid Workplace), ma anche come livello di sviluppo professionale, capacità, preferenze, aspettative, risultati (Performance management). Di fatto, il Digital HR conosce dall’interno i flussi di lavoro e padroneggia gli applicativi digitali che ottimizzano i processi e che mettono a disposizione dati integrati da più fonti che, se utilizzati bene, sono di supporto al business.
Cosa fa il Digital HR
Il Digital HR specialist è una figura junior che ha competenze sia HR sia tecnico-digitali. Ha il ruolo di supportare con strumenti digitali i processi HR in modo da prendere decisioni informate in tempi rapidi grazie all’analisi dei dati. La digitalizzazione comprende principalmente il recruiting, l’onboarding, la formazione e sviluppo, l’amministrazione, la pianificazione e allocazione delle risorse e, nei casi più avanzati, i piani di successione. Oggi esistono piattaforme in grado di integrare le molteplici fonti dati delle risorse umane e a gestirli in modo intelligente grazie a moduli dedicati. In pratica, il Digital HR segue e guida la dotazione dei nuovi strumenti, modulo dopo modulo, in base alla roadmap digitale che la Direzione HR si dà, meglio se collegata agli obiettivi strategici dell’azienda. Al contempo, il Digital HR specialist aiuta i colleghi a prendere familiarità con i nuovi tool e a comprendere il valore che può derivare da un uso intelligente dei dati. Inoltre, sistematizza e analizza tutti i dati a disposizione sulla forza lavoro e sottopone i i gap formativi e professionali che emergono ai responsabili per intervenire in modo efficace sulle dimensioni da potenziare per supportare l’organizzazione con le competenze, il livello di coinvolgimento e la produttività di cui ha bisogno.
A sua volta, il Digital HR manager è una figura più senior, a capo della funzione Digital HR, che dipende sempre dal Direttore delle Risorse umane. Integra anch’egli competenze di natura HR e tecnico-digitali, ma con una funzione più di indirizzo e gestionale. È il punto di riferimento per l’introduzione di nuove modalità di lavoro collaborative, agili e digitali per quanto riguarda la forza lavoro e stabilisce l’adozione di nuovi tool fino a una piattaforma integrata HR per gestire le risorse umane riguardo per esempio alle performance, la formazione e lo sviluppo professionale. Da un lato, dunque, promuove la social collaboration e l’innovazione in azienda, introducendo nuove metodologie e strumenti di lavoro e favorendo la socialità e la produttività, l’engagement e il livello di soddisfazione delle persone con strumenti digitali che semplificano e migliorano lo scambio di comunicazione tra colleghi e team di lavoro. Dall’altro lato promuove e indirizza la digitalizzazione dei processi HR, a partire dalla selezione e dall’onboarding e utilizza i People Analytics, o HR Analytics, cioè dati, statistiche e analisi per sviluppare modelli predittivi sul comportamento umano e per confrontare le competenze disponibili in azienda con quelle necessarie per il business e mettere in atto azioni di sviluppo e/o di recruiting interno ed esterno.
Competenze e formazione
In generale il Digital HR ha studiato i principi di gestione e organizzazione del personale e conosce le più evolute metodologie e gli strumenti digitali per le attività di recruiting, training, analisi delle performance, pianificazione, amministrazione, organizzazione e comunicazione interna. Padroneggia strumenti di UX Design, ossia di User Experience, perché il personale è il cliente interno dell’azienda e di HR Analytics per creare valore per l’azienda e per le persone attraverso il monitoraggio dei dati a disposizione da fonti dati diverse. Conosce i principali software per la gestione dei pagamenti (Payroll Software), ma anche quelli di Talent Management, di Performance Management e di Learning Management System (LMS) e valuta quelli più adatti alla propria organizzazione. In genere, un Digital HR specialist ha una formazione umanistica e si è poi specializzato con un master in risorse umane e moduli o corsi di specializzazione sulle metodologie digitali applicate al mondo HR. Il Digital HR Manager ha più anni di esperienza in azienda nell’ambito della gestione del personale, focalizzandosi al contempo sulle metodologie digitali a supporto del business con corsi dedicati.
Come cambia il recruiting con il Digital HR
Il digital recruiting è l’attività di ricerca e selezione di personale che utilizza un sistema automatico che interagisce sia con il sito aziendale, che riceve migliaia di curricula da vagliare, sia con le piattaforme di ricerca e selezione del lavoro, sia con i social network professionali, come LinkedIn. Le candidature in entrata e quelle intercettate sui social media e sulle piattaforme da software dedicati vengono filtrate, scelte e selezionate in base a determinate parole chiave legate al job profile richiesto, facendo risparmiare tempo e risorse in questa prima fase del processo. Il digital recruiting è infatti, a tutti gli effetti, un sistema di disintermediazione della ricerca che, al tempo stesso, sgrava di lavoro gli addetti alla ricerca e selezione. Oggi sono disponibili anche test virtuali per accertare le competenze dei candidati e software di verifica delle referenze. Oggi sui siti delle aziende più avanzate in termini di Digital HR si trovano anche dei chatbot per video-interviste “automatiche”, cioè si risponde alle domande di un sistema automatico, risposte che poi vengono analizzate in forma quali-quantitativa dal sistema stesso, nelle forme più avanzate anche con il riconoscimento visivo. Tutte le informazioni vengono raccolte su un sistema accessibile ai diversi manager, dall’HR a quelli di linea che possono tener conto anche della graduatoria proposta dal sistema per decidere chi incontrare per proseguire il processo di selezione.
Con la pandemia, la seconda fase è stata gestita in modo sempre più esteso con video-interviste, una modalità che continua a essere apprezzata perché consente di gestire selezioni a distanza, con grande risparmio di tempo e risorse e potendo attingere a un bacino più ampio di candidati di valore senza più barriere geografiche né costi reciproci. Per chi supera tutte queste prime fasi, alla fine arriva il colloquio in azienda. Oltre al risparmio di risorse, sistemi automatici supportati da algoritmi di intelligenza artificiale dovrebbero aiutare a intercettare in modo più puntuale e mirato, su bacini estesi di candidati online, i profili che combaciano meglio con la propria ricerca.
I vantaggi dell’HR Digital Transformation per le aziende
Fare tesoro dei dati relativi alle risorse umane, raccoglierli, confrontarli, analizzarli e prendere decisioni informate in tempo reale, grazie anche all’impiego di algoritmi e di intelligenza artificiale, sono i vantaggi delle nuove tecnologie applicate anche alla divisione HR. Grazie a tool gestionali avanzati, a piattaforme integrate sulle fonti dati relative al personale e ai People Analytics, oggi si può avere una pianificazione accurata della forza lavoro e una mobilità interna efficace a supporto del business. La digitalizzazione dei processi HR fornisce una maggiore chiarezza sul capitale umano disponibile, sulle competenze presenti e su quelle da acquisire sul mercato e/o da sviluppare internamente con una formazione mirata e personalizzata per essere davvero business partner nella strategia di sviluppo dell’organizzazione. Inoltre automatizzare alcuni processi, dalla prima fase di recruiting alla nota spese self-service, fa risparmiare tempo, risorse e riduce il rischio di errore umano, sia nella selezione di un candidato, sia nella compilazione di una nota spese. I sistemi digitali sono davvero di supporto alla gestione delle risorse umane non solo da un punto di vista amministrativo, ma anche per personalizzare la formazione e facilitare lo sviluppo in azienda.
Oggi per esempio sono disponibili piattaforme e-learning dinamiche e interattive, ricche di contenuti interni ed esterni, in grado di suggerire percorsi mirati in base ai gap di skill, sia soft che hard, ma che seguono anche le aspirazioni e le preferenze individuali, il tutto tracciato, monitorato e certificato. Questo approccio facilitato, dove e quando vuoi, alla formazione continua rinforza le competenze delle persone. Il livello di avanzamento di ciascuno viene integrato nel profilo di Performance Management per una visione complessiva e a tutto tondo delle singole risorse, che a loro volta possono essere rese disponibili per incoraggiare la mobilità interna. I sistemi digitali favoriscono infatti la trasparenza e aumentano la visibilità sui tanti talenti nascosti in azienda, contribuendo all’efficacia delle politiche di retention aziendale con la valorizzazione e l’ascolto delle proprie risorse.
