Rilevazione presenze e controllo accessi sono due concetti distinti, che rispondono a due ambiti diversi: il primo è di pertinenza del payroll, il secondo invece attiene alla complessa normativa di “safety and security”.
Eppure spesso si fa confusione, sia nei termini sia negli approcci, partendo proprio dalla nomenclatura che non brilla per chiarezza e proprietà dei termini. È infatti di uso comune leggere nel “cartellino orologio”, documento vidimato caratteristico del mondo rilevazione presenze, le lettere E e U adducendo alle timbrature di un rilevatore che individua una “Entrata” e una “Uscita”, che sono invece concetti del mondo controllo accessi.
Nella Rilevazione Presenze ci si dovrebbe invece riferire a “Inizio Attività Lavorativa” e “Fine Attività Lavorativa” del dipendente inteso in senso ampio, per identificare cioè quell’intervallo temporale di interesse del payroll che appunto dà luogo alla retribuzione con tutti gli adempimenti annessi e connessi.
Entrare e uscire in sicurezza: servono varchi protetti e perimetri precisi
I concetti di “Entrata” e “Uscita” richiamano invece logiche di varchi e perimetri aziendali, che sono per definizione riconducibili a una popolazione più ampia del mero dipendente (fornitori abituali, visitatori occasionali, prestatori d’opera di varia natura) e a un ampio spettro di possibilità di ingresso: pedonale, ciclabile o con altri mezzi.
In ottica “SECURITY” le aziende hanno sempre di più la necessità di una gestione intelligente e regolamentata dei varchi, siano essi di perimetro o interni alla struttura, soprattutto laddove gli stessi non sono più presidiati da persona fisica.
Questo comporta l’utilizzo di tecnologie in grado di recepire un regolamento aziendale che si traduce in autorizzazioni ad accedere o meno in un luogo specifico, che va dal generico ingresso in azienda all’accesso ad aree protette (magazzini ad esempio, archivi, aree destinate ai soli addetti ai lavori e via dicendo). In questa ottica, chi varca un accesso pur essendo privo di autorizzazione, per altro segnalato dal sistema, sta commettendo un reato.
La possibilità che questa tecnologia sia web-based, e quindi gestibile e monitorabile a distanza, e che appunto possa restituire in tempo reale determinate informazioni (alert sugli accessi non autorizzati piuttosto che blocco degli stessi) diventa il presupposto perché il sistema di controllo accessi, in ottica di efficienza, risponda anche alla normativa in ottica di “SAFETY”.
L’azienda infatti ha la piena responsabilità di tutti coloro che accedono e sono presenti in azienda in un dato momento, e in caso di bisogno deve essere in grado di fornire dettagliate e precise liste di evacuazione con la gestione corretta dei punti di raccolta.
È evidente che il mondo del controllo accessi è ben più ampio e critico di quello della rilevazione delle presenze, ma con un punto di partenza in comune: il “comportamento” della popolazione aziendale intesa in senso ampio (dipendenti, somministrati, parasubordinati e stagisti).
Questo è il motivo per cui l’integrazione nativa del sistema che governa i due mondi è sicuramente interessante, anche se in Italia l’offerta di sistemi così evoluti è piuttosto ridotta.
La soluzione integrata di Intelco
Intelco, grazie alla leva innovativa che da sempre la contraddistingue, ha una proposta completa di software e hardware anche in virtù di una consolidata partnership con Dormakaba e un approccio consulenziale che parte dall’analisi dei layout aziendali, dei comportamenti e delle regole di movimento nell’area di pertinenza, fino ad arrivare agli accordi sindacali sul tema sicurezza che legittimano deroghe rispetto alla privacy del lavoratore.
Fra i vantaggi concreti dell’integrazione vi è la possibilità di poter disporre in tempo reale sia a video/mobile sia a stampati di dashboard di scostamento tra presenti/assenti ed entrati/usciti: questo consente ai responsabili della sicurezza un’immediata overview del personale all’interno di determinati perimetri, e quindi indicazioni precise su chi e dove cercare in situazioni di criticità.
L’integrazione offerta dalla piattaforma Intelco consente anche, specialmente nelle imprese grandi ed articolate, di poter governare centralmente la policy aziendale di gestione della popolazione. Nel momento in cui l’operatore di amministrazione attiva a sistema la procedura di cessazione o assunzione di nuovo personale, la policy si aggiorna in tempo reale senza la necessità di gestire white/black list sul sistema o peggio sul rilevatore.
In generale, la logica di sviluppare sistemi nativamente integrati è il risultato di un’evoluzione culturale che nelle PMI è appena cominciata e di cui Intelco si fa portavoce grazie all’esperienza maturata nelle realtà più grandi.
