Ricerche

Le sei leve progettuali per creare uno Smart Office

Secondo gli esperti del Politecnico di Milano progettare lo Smart Office non vuol dire solo ridurre il numero delle postazioni ma, più in generale, ripensare il significato degli spazi di lavoro e la logica con cui vengono concepiti, in funzione di una serie di principi: flexibility, multifunctionality, technology, acoustic intelligence, building automation, wellness service

Pubblicato il 06 Feb 2015

Smart Working non significa soltanto lavorare fuori dall’ufficio ma ripensare in modo “intelligente” le modalità con cui si svolgono le attività lavorative anche all’interno degli spazi aziendali rimuovendo vincoli e modelli inadeguati legati a concetti di postazione fissa, open space e ufficio singolo che mal si sposano con i principi di personalizzazione, flessibilità e virtualità dei nuovi modelli di organizzazione del lavoro.

Riprogettare gli spazi di lavoro consente inoltre di indurre nelle persone comportamenti lavorativi più efficaci creando un reale senso di discontinuità rispetto ad abitudini e approcci consolidati, facilitando e accelerando il cambiamento culturale alla base dello Smart Working.

Per questo motivo, la riprogettazione degli spazi lavorativi costituisce un elemento fondamentale di un’iniziativa di Smart Working e deve essere pensata in modo coerente con il nuovo modello organizzativo e tecnologico che si intende introdurre.

Dalle Ricerche dell’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano e dal confronto con alcuni casi benchmark nazionali e internazionali è stato possibile definire 6 leve progettuali da considerare per definire una possibile roadmap di evoluzione degli spazi fisici aziendali in chiave Smart Working. La più articolata di sicuro è la Multifunctionality, per la quale utilizzando il modello proposto da Jeremy Myerson (New Demographics, New Workspace: Office Design for Changing Workforce, Jeremy Myerson et al, 2010) si possono evidenziare quattro diverse esigenze che caratterizzano le attività lavorative delle persone a cui, secondo il principio dell’Activity Based Working, devono corrispondere diverse tipologie di spazi lavorativi:

Concentrazione: ambienti silenziosi, posizionati lontano da luoghi rumorosi e da fonti di distrazione (es. concentration room);
Collaborazione: ambienti con spazio sufficiente per condividere documenti e un’adeguata attrezzatura a supporto della collaborazione a distanza (meeting room formali e informali);
Comunicazione: spazi in grado di assicurare un elevato isolamento acustico e grado di confidenzialità, da utilizzare quando è necessario trattare tematiche riservate e sensibili. Devono inoltre possedere una dotazione tecnologica che permetta di integrare comunicazione fisica e virtuale (es. phone booth);
Contemplazione: ambienti silenziosi che consentono attività di pensiero creativo individuale o di gruppo ma che permettano anche di recuperare le energie psicofisiche.

La Ricerca 2014 dell’Osservatorio Smart Working ha mostrato come nelle organizzazioni prevalgano ancora spazi tradizionali come sale riunioni (ampiamente diffuse nell’85% dei casi), Open Space (78%) e uffici singoli (52%) mentre spazi più innovativi come phone booth e soprattutto Concentration room sono ancora poco presenti nelle aziende. Per quanto riguarda le altre cinque leve progettuali un denominatore comune è certamente l’integrazione tra tecnologie e flessibilità:

Flexibility: Oltre alla varietà degli spazi è necessario considerarne anche la capacità di adattabilità rispetto a esigenze contingenti o a evoluzioni di lungo periodo. La possibilità di rimuovere o spostare pareti per cambiare il layout e la riconfigurabilità della tipologia di spazi sono caratteristiche fondamentali per garantire la personalizzazione degli spazi. Per flexibility si intende anche la possibilità di usare uno stesso ambiente per scopi diversi evitando spazi iperspecializzati e poco convertibili a nuove esigenze delle persone.
Technology: il supporto agli spazi fornito dalla tecnologia è fondamentale per una reale efficacia nell’utilizzo degli stessi. Soluzioni da considerare per questa dimensione sono in primis il Wi-Fi esteso eventualmente anche a spazi esterni che consente la possibilità di lavorare nei diversi ambienti, Smart printing e la presenza di touch screen per la prenotazione e l’utilizzo delle sale riunioni.
Acoustic Intelligence: L’acustica è un elemento spesso trascurato in fase di progettazione degli spazi ma che, invece, ha un impatto significativo sulla loro utilizzabilità e sulla produttività delle persone. I possibili interventi progettuali che consentono di migliorare la qualità acustica degli spazi fisici possono riassumersi in:
- Absorb: elementi che assorbono il rumore vicino alla sorgente (es. pannelli fono assorbenti);
- Block: barriere e separazioni per bloccare il percorso diretto del suono;
- Cover: tecnologie per coprire il rumore indesiderato attraverso sistemi di “sound masking”.
Building automation: soluzioni avanzate di building automation consentono di regolare in modo automatico l’illuminazione e la temperatura degli spazi in relazione alle condizioni sia esterne che interne consentendo non solo di ridurre i costi ma anche di rendere più confortevoli gli ambienti senza interrompere o influenzare negativamente le attività lavorative delle persone.
Wellness Service: aspetto importante nell’analisi dell’ambiente di lavoro sono tutti quegli spazi/servizi pensati per fornire un valore aggiunto alle persone che vivono la quotidianità lavorativa. Elementi come la possibilità di usufruire della mensa aziendale per acquistare un pasto take-away per la cena, la presenza di una “play room area” dove rilassarsi con i colleghi o una palestra interna consentono di migliorare il benessere lavorativo delle persone e la loro produttività.