Facilità d’uso, processi semplificati, integrazione con sistemi preesistenti. Docomo Digital (in cui è confluita la multinazionale italiana Buongiorno) sta completando la migrazione dei sistemi HR sul gestionale cloud SAP Successfactors. «Con questo passaggio ottimizziamo i processi e creiamo nuove sinergie, venendo incontro alle necessità dei manager e liberiamo energie per dedicarci ad altre attività a maggior valore aggiunto. Inoltre, con l’inserimento di nuovi moduli di talent management, diventa più facile prendere in mano la propria carriera», afferma Alessandro Battistini, dal 2008 Direttore Corporate processi e sistemi HR e Compensation di Docomo Digital, divisione europea dell’azienda giapponese NTT Docomo specializzata in soluzioni end2end per il mobile commerce.
Per quali esigenze avete scelto la soluzione cloud di SAP Successfactors?
Sono in Buongiorno dal 2008, la prima sfida è stata quella di disegnare processi snelli che si adattassero a un’azienda in continua evoluzione ed espansione e di scegliere un tool che fosse flessibile. Abbiamo iniziato con l’implementazione dei moduli di gestione HR nei 25 Paesi in cui siamo presenti: master data, employee/manager self service, gestione ferie, performance evaluation, compensation. Quindi nel 2013 è seguita la migrazione sulla piattaforma cloud di SAP Successfactors per usufruire della versione più avanzata di SAP in campo HR e beneficiare dei vantaggi del Cloud. La visione sul lungo periodo già prevedeva la possibilità di nuovi sviluppi di business e il tool si è rivelato utile nell’integrazione con net mobile Ag, considerando anche la complessità burocratica in termini di data privacy.
Quali sono i principali benefici del Cloud?
La versione cloud di SAP è molto più flessibile rispetto a quella tradizionale, non richiede interventi di personalizzazione da parte di esperti; la manutenzione evolutiva è a carico del
provider, con release rilasciate ogni tre e sei mesi e subito funzionanti sui nostri sistemi. Per noi sono prioritari il risparmio di tempo e la fruibilità immediata dei dati. La stessa scheda di performance evaluation ora può essere compilata con smartphone o tablet e la percentuale di risposta è disponibile in tempo reale. Abbiamo anche ridisegnato i processi di compensation, capitolo chiave della nostra strategia, e il sistema con la sua flessibilità è stato d’aiuto, snellendo molte procedure amministrative.
Più focus sul talent management?
Sì, il nuovo SAP è più orientato alla gestione del talent management. Anche la parte di reportistica è migliorata moltissimo. Ora abbiamo un cruscotto direzionale con grafici in tempo reale su tutti i processi HR: misuriamo la forza lavoro, i nuovi assunti, i cessati, l’assenteismo, la compilazione della performance evaluation, mentre prima gestivamo i dati in Excel, manualmente. In questo modo è possibile valutare e intraprendere più rapidamente azioni strategiche sui programmi e processi HR.
Avete rivisto anche il sistema di valutazione o è solo una evoluzione tecnica?
Sì, abbiamo inserito kpi più evoluti. Oggi misuriamo i giovani ad alto potenziale non solo in base alle performance, ma anche ad altri indicatori più incisivi sulla retention e sullo sviluppo professionale, come il loro contributo a progetti globali. Con il sistema centrale, poi, incrociamo i risultati con le tabelle di competenze (Career development), capendo così quali competenze abbiamo in casa rispetto ai bisogni aziendali. Stiamo puntando molto sull’internal job moving: il recruiting interno diventa più mirato e diamo la possibilità di prendere in mano la propria carriera, incrociando le proprie competenze con posizioni libere superiori e orizzontali. Se poi c’è un gap da colmare, si può intervenire con coaching e formazione, il tutto in modo trasparente, pianificato e gestito dal Global training plan. L’HR pubblica le posizioni vacanti e gli employee possono candidarsi da tutti i Paesi. La risposta è stata vivace e proattiva. Oggi siamo 800, in 25 Paesi, con un’età media di 34-35 anni.
Quali sono le figure più ricercate all’esterno?
Abbiamo una politica di internship con università europee, con l’obiettivo di stabilizzare i migliori a tempo indeterminato. Puntiamo sui giovani talenti e siamo sempre interessati a conoscere ingegneri sviluppatori digitali, ma anche con notevoli doti creative e capacità di visione. Abbiamo un turn-over contenuto, meno del 10% volontario, con una distribuzione di genere equa: 52% uomini e 48% donne, anche in posizioni manageriali. In un mondo in continua evoluzione e con i nostri servizi altamente tecnologici, dobbiamo essere veloci a riadattarci e dotarci di competenze adeguate. Disporre ora di un catalogo delle competenze aggiornato (con il modulo di Career development da incrociare con le priorità di Training), è un vantaggio, perché possiamo monitorare i piani formativi e la loro coerenza ed efficacia. In pratica è un training in progress, con correzioni in tempo reale: capiamo se stiamo investendo bene in formazione rispetto agli obiettivi di business e possiamo intervenire sulle competenze da migliorare, valorizzare o spostare. In questo modo facciamo crescere, nel posto giusto, le nostre risorse interne.
Tecnologia al servizio del management?
Il Cloud è senza dubbio un abilitatore di processi veloci e integrati. Tuttavia, perché lo strumento sia efficace è importante avere una visione chiara a medio e lungo termine, un’organizzazione calibrata sulle necessità del business e il focus sulle novità. Quando i processi sono molto lunghi, troppo articolati e con tanti livelli decisionali, possono risultare farraginosi. In quei casi è difficile agire velocemente e offrire un supporto attivo come business partner e il cloud non può fare miracoli. Conta la cultura aziendale perché il digitale contribuisca a creare valore.
