La percezione diffusa è che in riunione si perda tempo, che non tutte servano e che siano improduttive. Si stima che un manager trascorra 23 ore alla settimana in riunione, rispetto alle 10 ore degli anni ’60. Una ricerca Forrester di dicembre 2020 su 266 manager e vice president in Italia, Francia, Germania, Belgio e Gran Bretagna rileva che il 92% incontri difficoltà che riducono la produttività delle riunioni, con una perdita di vantaggio competitivo del 46%. Eppure oggi le condizioni del mercato, che richiedono velocità ed efficienza, nonché le nuove modalità di lavoro a distanza, che stanno influenzando l’organizzazione del lavoro, rendono necessario un ripensamento dei processi stessi. «Le organizzazioni fronteggiano tutti i giorni la sfida dell’efficienza e della produttività, sia che si operi in presenza, sia da remoto. Per superarla con successo è necessario innovare il metodo stesso di gestione del lavoro e, soprattutto, di attività chiave come le riunioni, spesso ancora gestite in modo tradizionale», commenta Gabriele Baraldi, country manager di Sherpany per l’Italia.
Riunione intesa come flusso di lavoro
Organizzare riunioni efficienti, intese come flussi informativi e decisionali con un prima, un durante e un dopo, che siano tracciabili e monitorabili, fa infatti parte delle nuove sfide gestionali. In genere, nelle aziende vengono utilizzati 7 o 8 software diversi per pianificare un meeting, mentre il software svizzero Sherpany riunisce e integra tutte le fasi in un unico sistema interfacciabile e integrabile con l’architettura già esistente in azienda. «Forniamo un’unica esperienza, senza frammentazioni, dal calendario alle decisioni prese, anch’esse tracciate man mano che vengono realizzate», spiega Andrea Ratzemberger, vicepresident of Sales and Marketing Sherpany.
Documenti e priorità in un colpo solo
La soluzione dà la possibilità di avere già prima dell’incontro tutti i documenti riuniti in cartelle dedicate, suddivise per ogni punto dell’ordine del giorno, a loro volta distinti tra “informativi” e “decisionali”. In questo modo si risparmia tempo nel reperire le informazioni e si ha il colpo d’occhio sulle azioni da intraprendere. Spesso, infatti, all’ordine del giorno ci sono progetti già discussi e in fase avanzata che si possono risolvere ancor prima della riunione, per esempio con un sistema di voto validato a livello europeo. «Questa specifica funzionalità consente di snellire la riunione plenaria, concentrandola sugli aspetti critici ancora da discutere per prendere decisioni strategiche», precisa Ratzemberger. Il concetto generale è quello di pianificare riunioni dirigenziali agili all’interno di un flusso di lavoro altrettanto agile, che non venga rallentato da una generale disorganizzazione rispetto alla reperibilità delle informazioni e ai passi da compiere.
Presidio in Europa
La svizzera Sherpany opera in Europa da 10 anni con questo software di gestione delle riunioni, utilizzato da 5.000 manager in Francia, Germania, Polonia, Portogallo, Svizzera e Italia, dove è entrata nel 2018. L’obiettivo di crescita è di proseguire con il raddoppio del fatturato su base annua in Europa, attraverso un canale commerciale diretto e, in prospettiva, con accordi con società di consulenza e system integrator (in fase di definizione un primo accordo con Sap). Target di Sherpany sono le medie e grandi aziende che stanno affrontando la trasformazione digitale a livello organizzativo per ottimizzare i flussi di lavoro, con un focus sulle riunioni dirigenziali. «Partiamo dalla testa e, solo in un secondo momento, scaleremo la soluzione sull’intera organizzazione», conclude Ratzemberger.
