Complice la diffusione dello Smart Working, le aziende stanno rivoluzionando l’architettura e l’arredamento degli uffici a favore di open space, dove di solito non si possono tenere riunioni e colloqui riservati. A questo scopo vengono normalmente destinati appositi spazi – i cosiddetti acquari – spesso delimitati da pareti vetrate, che diventano gli unici luoghi dove dipendenti e collaboratori possono organizzare le riunioni.
Emerge quindi una nuova esigenza, quella di avere sì spazi confinati, ma autonomi rispetto ad altri ambienti, con la possibilità di gestire le disponibilità di questi luoghi, in modo che tutti sappiano quali sono le prenotazioni e gli orari disponibili per organizzare le proprie riunioni.
La soluzione smartMeeting proposta da Promelit nasce proprio con l’obiettivo di facilitare la gestione delle sale riunioni, le location destinate ai meeting e più in generale gli spazi condivisi, operando secondo una modalità smart per migliorare la relazione e lo scambio di informazioni tra collaboratori.
Il calendario delle riunioni
«Le aziende hanno sempre più bisogno di gestire in modo efficace spazi riservati che sono condivisi – afferma Danilo Marchiori, Direttore generale di Promelit –. Per venire incontro a questa esigenza, abbiamo concepito smartMeeting, una semplice piattaforma che si interfaccia con tutti i sistemi di Calendar di Office 365, Google, Squirrel, Teams e via dicendo. L’utilizzatore di tale piattaforma non fa altro che fissare l’appuntamento con le persone che desidera partecipino e scegliere la sala o la meeting room listata sul Calendar, riservando così lo spazio per l’evento».
Questo è un servizio già insito nelle funzioni di Office 365 o di Google Calendar. «Non è, invece, compreso il modo per segnalare che una stanza è libera oppure che sarà a breve occupata per una riunione – precisa Marchiori –. Quindi attraverso appositi display a inchiostro elettronico posti fuori dalla sala, smartMeeting permette di rappresentare tutte le informazioni relative alla riunione, come l’ora di inizio e di fine, chi l’ha organizzata, il tema e se ci sono degli ospiti».
Inchiostro elettronico e Wi-Fi
I display della soluzione smartMeeting impiegano sostanzialmente due tecnologie; la prima è l’inchiostro elettronico, tecnologia che si basa su degli atomi di grafite colorata che vengono polarizzati e così si dispongono sullo schermo del display fornendo un effetto simile a quello che si ottiene scrivendo su un foglio bianco secondo gli schemi che vengono dati dal gestore del display. «Il grande vantaggio di questa tecnologia è che non consuma energia se non in quella frazione di secondo in cui cambia di stato – sottolinea Marchiori –. I display sono E-Ink, utilizzano quindi la stessa tecnologia dei più famosi e-book. Noi abbiamo sviluppato la piattaforma software, che è quella poi che fa comparire scritte e immagini».
La seconda tecnologia utilizzata dal display è quella Wi-Fi, che viene impiegata per fornire le informazioni da riprodurre in termini di testo o grafica. Nonostante il display lavori in tricromia (bianco, nero e rosso), è possibile visualizzare testi e immagini a un’ottima risoluzione.
«Utilizziamo il W-Fi con protocollo Zigbee perché consuma meno energia del consueto 802.1x – evidenzia Marchiori –: invia volumi di dati dell’ordine dei kbit contro invece i Mbit dell’802.1x. Questo ci consente di prolungare la durata della batteria almeno fino a tre anni. Ed è un dato molto importante perché dobbiamo assicurare il funzionamento di queste etichette con la sola batteria».
Le informazioni sulle etichette
Le etichette mostrano tutte le informazioni relative alla riunione, le stesse che un utente vede sul proprio calendario. È possibile visualizzare tutti i dettagli relativi ai meeting successivi e si può scegliere se visualizzare uno o più meeting allo stesso tempo.
Quando si arriva nella sala prenotata, si utilizza una App sullo smartphone per far partire il tempo previsto per la riunione; sempre tramite App, si può anche prolungare tale tempo oppure ridurlo.
«Altre soluzioni utilizzano un tablet – prosegue Marchiori – che però deve essere collegato a un alimentatore o al cavo di rete. Questo è solitamente un problema perché, soprattutto negli uffici con pareti in vetro, non c’è modo di far passare il cavo, se non a scapito dell’estetica. Il vantaggio di smartMeeting è che si può installare ovunque con un semplice biadesivo, riducendo l’impatto visivo del display».
Anche per la postazione di lavoro
«Con l’adozione dello Smart Working, ormai le aziende hanno ridotto del 50-60% le postazioni fisse a favore di quelle condivise ed eventualmente stanze condivise e condivisibili – aggiunge Marchiori –. Questo obbliga il personale, in particolare, quello commerciale che non ha la necessità di rimanere sempre in ufficio, a prenotare la postazione dallo smartphone. Per semplificare la gestione della prenotazione delle scrivanie abbiamo sviluppato una versione di smartMeeting con display da 4” che informa su chi ha prenotato la postazione, per quanto tempo e tutte le altre informazioni necessarie».
In abbonamento e anche in cloud
La soluzione smartMeeting può essere fruita secondo due modalità: è possibile corrispondere una fee annuale o mensile per ogni display, che comprende sia i dispositivi che il servizio e la sua manutenzione; in alternativa, è possibile acquistare i display e il programma oltre a un canone per il software che garantisce al cliente le patch di aggiornamento.
«Il vantaggio di questa soluzione è che non richiede infrastrutture e può essere installata in breve tempo – afferma Marchiori –. Può essere installata sul cloud del cliente, ma è già pronto anche un nostro cloud. A fronte di un canone mensile omnicomprensivo, l’azienda ha a disposizione i servizi smartiMeeting senza doversi preoccupare più di nulla.
Una dashboard per gli hotel
Il sistema dispone anche di una dashboard web su cui vengono visualizzate tutte le sale per tutte le relative prenotazioni. «Questa dashboard viene utilizzata soprattutto negli hotel – conclude Marchiori – dove a prenotare non è il singolo utente, ma il personale dell’hotel. In questo caso il display è molto più grande, da 12,5”, ma usa sempre una tecnologia a inchiostro elettronico. Le dimensioni dello schermo consentono di inserire anche il logo di un’azienda e avere più informazioni come il tema della riunione, chi è l’ospite, quando si terrà il coffee break e così via. La dashboard permette di vedere lo stato di occupazione delle sale. Per gli utenti che arrivano e non sanno dove dirigersi, il tablet può essere posizionato in un totem in modo da fornire ai partecipanti le indicazioni per arrivare alla meeting room».
Oltre le etichette: monitor signage e videoconferenza
Promelit offre la possibilità di affiancare a etichette e tablet un servizio di monitor signage. Su monitor di grandi dimensioni, che possono essere allestiti presso la reception di un hotel o di un’azienda, è possibile visualizzare informazioni inerenti le sale prenotate e le indicazioni da seguire per raggiungerle.
Promelit va però oltre la gestione delle prenotazioni, arrivando a occuparsi anche dell’allestimento delle sale riunione. Ha infatti reso disponibile un sistema di videoconferenza, costituito da lavagne multimediali interattive basate su schermi LG da 65”, 75” o 86”, adattabili a ogni ambiente. Questi schermi sono soluzioni Android all – in – one che, per le presentazioni, si collegano tramite Wi-Fi a pc, tablet o smartphone.
Le lavagne interattive sono dotate di funzionalità touch per scrivere note e appunti sul display con salvataggio e condivisione immediata fino a 30 dispositivi contemporaneamente.
La soluzione smartiMeeting di Promelit rappresenta la capacità e la visione Promelit di integrare e rendere funzionali le migliori tecnologie per ottimizzare la collaborazione e garantire esperienze d’uso innovative e funzionali, in armonia con gli spazi aziendali e senza doverli ripensare in maniera drastica e costosa.
