Smart working e paradigma operativo ibrido sono ormai la regola; governare questo nuovo assetto aziendale stabilendo modelli e strategie sul lungo periodo è una sfida non indifferente. Se correttamente affrontato, però, questo scenario offre al business e alle sue persone opportunità impensabili fino a qualche anno fa, in termini di equilibrio tra vita privata e lavoro, employee experience, sostenibilità e produttività. In quest’ottica, un alleato tanto inaspettato quanto strategico è l’app di prenotazione per sale e postazioni di lavoro. Implementare uno strumento digitale per la gestione di asset e spazi aziendali, infatti, oltre a migliorare immediatamente l’esperienza dei dipendenti, genera una serie di dati statistici che fotografano chiaramente le reali dinamiche lavorative. Interpretare queste informazioni significa comprendere davvero quali sono le esigenze e le abitudini degli utenti aziendali: il primo passo per costruire un’organizzazione sempre più incentrata sulle persone, ovvero efficace, performante e produttiva. Come migliorare la governance dello smart working a partire da queste considerazioni? E come interpretare, effettivamente, gli insight derivanti dalle app di desk booking? Ne abbiamo discusso con Paolo Bonetti, chief marketing officer di Durante, system integrator e digital factory impegnata nella realizzazione di soluzioni intelligenti volte a migliorare la governance dell’hybrid workplace.
Spazi, asset e persone nell’hybrid workplace: nuovo scenario, nuove esigenze
Nell’arco di qualche anno, gli spazi aziendali sono diventati sempre più tecnologici e intelligenti, il tradizionale ambiente operativo analogico si è evoluto in chiave spiccatamente digitale, le persone hanno iniziato a lavorare anche da remoto in maniera sempre più frequente e sono emerse nuove priorità in tema di sostenibilità, sia ambientale che economica. Insomma, una trasformazione epocale: “A fronte di tutti questi cambiamenti – commenta Paolo Bonetti – Durante ha cercato di capire in che modo la tecnologia potesse aiutare a definire meglio di quanti e di quali spazi o asset l’azienda avesse effettivamente bisogno, in relazione al numero di persone coinvolte nelle varie attività quotidiane e alla loro funzione. Il punto era riuscire ad agevolare l’adozione di pratiche virtuose nell’utilizzo di queste risorse: volevamo fornire uno strumento di governance che permettesse di ottimizzare ogni investimento, ridurre l’impatto dal punto di vista energetico e, non ultimo, promuovere un maggiore livello di responsabilità, autonomia ed educazione civica aziendale”.
Nasce un sistema di gestione e prenotazione smart a 360 gradi
L’evoluzione tecnologica e di mercato, in questo frangente, è stata progressiva. Dapprima sono nate soluzioni per prenotare le sale riunioni, poi è sorta la necessità di abilitare anche la gestione dei singoli desk. Un’opzione, quest’ultima, fondamentale per garantire sicurezza ai tempi del distanziamento ma poi utile anche per abbracciare un modello di coworking e hybrid working sempre più concreto, consentendo ai dipendenti di gestire autonomamente le scrivanie, in base alle necessità personali e di team. “Non solo – aggiunge il portavoce di Durante – progressivamente ci si è resi conto che nelle loro attività quotidiane manager e dipendenti hanno bisogno di utilizzare anche spazi comuni come il parcheggio e la mensa oppure servizi come catering e traduzione o, ancora, prodotti particolari come proiettori e qualunque tipo di asset collegato a eventi particolari. Ecco, dunque, che Durante ha ideato Space Booking, app di prenotazione che ha da subito seguito questi trend offrendo alle aziende una soluzione sempre al passo con le esigenze in crescita. In questo modo si è andato a modellare un sistema che permette di prenotare e gestire in maniera flessibile e dinamica, ma allo stesso tempo strutturata e razionale, prodotti, servizi e spazi. Le persone sono messe al centro di ogni processo e anche il business ottiene dei benefici concreti: l’azienda, infatti, riesce a sfruttare in maniera più modulare le risorse a disposizione perché ha la possibilità di rendere progressivamente disponibili gli spazi da riempire, in modo tale da sfruttare al massimo ogni metro quadrato per ottimizzare i costi e le emissioni per luce, riscaldamento o raffrescamento”. E di generare, eccoci al punto, una serie di dati fondamentali per migliorare la governance dello smart working. Entriamo nel dettaglio.
Perché i dati delle app di prenotazione rappresentano un plus per HR e Facility
Diventata così un vero e proprio hub di gestione per qualsiasi tipo di asset aziendale, la piattaforma di prenotazione è in grado di fotografare in maniera precisa le abitudini dei dipendenti. Queste pratiche, infatti, si traducono in dati statistici che forniscono informazioni preziose sulle nuove dinamiche aziendali. Dal punto di vista di HR è possibile, per esempio, avere visibilità sul numero di persone presenti in azienda, in remote working o in mobilità oppure sapere quante di queste stanno partecipando a un meeting dalla sala riunioni o in videoconferenza. “Per permettere ai responsabili aziendali di analizzare questi insight e trasformarli in formazioni di valore – sottolinea il manager -, Space Booking fornisce dashboard con set di dati sia standard che personalizzabili. Si riesce così a dare una forma molto più definita allo smart working, a effettuare analisi di efficienza e produttività e a capire quali azioni mettere in atto e quali strumenti implementare di conseguenza per migliorare l’esperienza delle persone negli specifici contesti operativi quotidiani.” Anche i responsabili Facility possono sfruttare questi dati e riuscire così a creare ambienti più funzionali: “Qual è l’effettiva percentuale di utilizzo degli strumenti? – conclude Bonetti – E la percentuale di riempimento della singola sala ogni volta che viene prenotata? Gli spazi aziendali, così concepiti, sono sfruttati al massimo? Le riunioni sono molte ma hanno pochi partecipanti, quindi sarebbe meglio avere un numero maggiore di sale più piccole? Gli utenti che prenotano gli asset poi li utilizzano davvero? A partire da queste analisi si capisce come strutturare meglio gli ambienti e creare policy volte a responsabilizzare gli utenti verso un utilizzo più efficiente delle risorse”. I manager riescono così a immaginare meglio l’evoluzione dell’hybrid working per capire se e come modificare le varie configurazioni di lavoro possibili. E plasmare così un’azienda davvero moderna e performante sotto tutti i punti di vista.
