A causa della pandemia in molti si sono ritrovati, a volte con sollievo, altre volte con poca convinzione, a lavorare in Smart Working o, meglio, in Home Working. Bloccati dai calendari serrati di video riunioni e conference call, il rischio è di veder vanificati i benefici personali e professionali di questo approccio. Ma come cambiano le routine quando si lavora da casa? E come è possibile centrare l’obiettivo di uno Smart Working efficace? Di questo si è parlato nel corso di un webinar organizzato da Wobi, che ha visto protagonista l’esperto di scienze della motivazione Daniel Pink. Una testimonianza interessante, di cui ho raccolto gli spunti principali in questo articolo.
Il paradosso dell’autonomia, che penalizza la produttività
Chi è convinto che libertà sia sinonimo di produttività dovrà ricredersi. «Sembrerebbe un paradosso, ma in realtà è l’organizzazione che favorisce la produttività, non l’autonomia. Le persone hanno bisogno di comprendere il contesto in cui operano, schematizzare quel che fanno, perché lo fanno e come deve essere fatto. Questo vale a maggior ragione quando si lavora da casa. Non esiste Smart Working efficace se non ci sono certezze e se non c’è una programmazione puntuale degli obiettivi, dei task da portare a termine e delle scadenze. Se io, che faccio lo scrittore, scrivessi solo quando sono ispirato a farlo, non avrei prodotto una sola parola in vita mia».
Quando fare cosa: la scienza del timing
Le performance individuali sono fortemente condizionate dalla scansione temporale della giornata lavorativa. Questo vale anche se si lavora da casa. Le capacità del nostro cervello – concentrazione, problem solving, creatività… – non rimangono immutate col passare delle ore. Esistono, quindi, momenti in cui è preferibile dedicarsi al decision making e altri in cui è meglio concentrarsi sulla reportistica. E capire quando fare cosa è importante per uno Smart Working efficace. Secondo gli esperti di scienze motivazionali, la nostra giornata è idealmente scandita da tre fasi, durante le quali è preferibile dedicarsi a specifici task e attività. Ecco, dunque, quali sono i consigli di Pink per sfruttare al meglio l’orario di lavoro dando sempre il massimo in termini di produttività.
- Peak (mattinata, fino verso alle 10.30/11)
È il momento in cui la maggior parte di noi è più vigile, perché immersa in quello che gli scienziati definiscono “stato di allerta”. Significa che riusciamo a non distrarci, una caratteristica che rende questo il momento ideale nell’arco della giornata per le attività di decision making, l’elaborazione di strategie, l’analisi dati, la creazione di testi e la progettualità. Durante le prime ore del mattino abbiamo ancora la “batteria carica” di tutte le risorse fisiche e mentali utili per valutare le possibili conseguenze di una scelta. Già dopo poche ore, invece, prevale la tendenza a voler finire in fretta e prendere scorciatoie, semplificando automaticamente il processo decisionale. - Trough (dalla tarda mattinata al primo pomeriggio)
In questa fase c’è un crollo dell’attenzione e delle performance. Durante queste ore spesso sentiamo la necessità di “tirarci su” con della caffeina o degli zuccheri. Questo è il momento ideale per svolgere i compiti meno creativi e più routinari, come completare form, stilare report e consuntivi, eseguire lavori amministrativi, fare chiamate. Sconsigliabile rimandare a questa fase il decision making, perché secondo gli esperti si prenderebbero pessime decisioni. - Recovery (tardo pomeriggio/sera)
In questo momento della giornata siamo scarichi e la nostra attenzione si abbassa ulteriormente. Anche durante questa fase, però, possiamo essere produttivi concentrandoci su tutte le attività che non sono “ingabbiate” da logiche precise. Spazio, quindi, al brainstorming, alla generazione di idee e alla creatività.
Real time collaboration: è davvero necessaria?
Nelle prime settimane di lockdown agli smart worker era lasciata più libertà, mentre oggi per molti versi assistiamo a una proliferazione degli impegni schedulati. Meeting virtuali, video conference e conference call… In questi ultimi mesi la giornata lavorativa di molti smart worker è stata scandita dagli incontri su Skype, Zoom, Teams e WebEx. Questioni che prima si risolvevano rapidamente davanti a un caffè oggi richiedono una riunione online. Addirittura, si è parlato di una vera e propria “Zoom fatigue”, uno stress da web meeting. Ma questi incontri virtuali sono davvero così necessari? «Ci sono progetti e task che richiedono la collaborazione di più persone, ma quanti di questi richiedono un’interazione sincrona in real time e quanti obiettivi, invece, potrebbero comunque essere raggiunti operando ognuno con i propri ritmi?», si domanda Pink. «Prima di tutto bisognerebbe puntare a massimizzare la collaborazione asincrona tra le diverse persone del team, in modo che ciascuno possa dedicarsi ai diversi task nel momento per lui più congeniale. Se adottiamo questo approccio, potremmo ridurre i videomeeting anche del 60% limitandoli al solo allineamento e assicurare uno Smart Working efficace».
Lo Smart Working con i bambini
In Italia, l’invito a lavorare per quanto possibile da casa è coinciso con la chiusura delle scuole di ogni ordine e grado. Lecito, quindi, chiedere all’esperto come è possibile, se è possibile, conciliare la dimensione domestica della produttività con la presenza costante dei bambini a casa. È possibile parlare di Smart Working efficace anche per chi ha i figli piccoli? «Bisogna lavorare sulla “demarcazione” – spiega Pink –, creando una separazione fisica tra la propria postazione e il resto della casa, definendo un perimetro che i bambini devono imparare a non superare. Non è una cosa facile, ma la mia esperienza di genitore che lavora da casa mi ha dimostrato che con il tempo si può fare, perché i bambini sono intelligenti. In ogni caso bisogna mettere in conto che, come dimostra una recente ricerca della University of Texas, la produttività media degli smart worker che lavorano in casa in presenza di bambini si attesta a circa 90 minuti al giorno».
Il decalogo dello Smart Working efficace
Pink cita a più riprese gli studi di David Harrison, professore della McCombs School of Business, che ha stilato un decalogo di routine da adottare per uno Smart Working efficace. Suggerimenti che tutti i lavoratori dovrebbero fare propri. Eccoli.
- Struttura le tue giornate
Crea un planning di tutte le attività della giornata e attieniti al piano. Inizia sempre alla stessa ora e cerca di staccare alla stessa ora. La routine è fondamentale per i telelavoratori. - Pianifica le pause
I break contribuiscono ad aumentare la produttività. Se non li pianifichiamo rischiamo di saltarli. Prendi l’abitudine di impostare un allarme sullo smartphone per ricordarti che è ora di “staccare” almeno per qualche minuto. - Non mangiare alla scrivania
Questo vale in generale, ma a maggior ragione quando si lavora da casa. Staccare per il pranzo serve a ricaricare le batterie. - Definisci e delimita lo spazio fisico dedicato al lavoro
La separazione tra vita privata e vita lavorativa deve essere sottolineata anche da una distinzione netta tra ambiente domestico e spazi dedicati in via esclusiva alla produttività, che si tratti di una stanza o di una scrivania. Lo spazio dovrà e reso “off limits” a bambini e animali domestici. - Rimani connesso con i tuoi colleghi
La comunicazione crea quella fiducia che è essenziale nel telelavoro. Usa i minuti che precedono un videomeeting per scambiare due chiacchiere con i tuoi colleghi e i membri del tuo team. La connessione sociale fa bene alla salute psicologica e favorisce la chiusura dei task. - Accetta i limiti della tecnologia
Anche la connessione più veloce tentenna quando il numero di persone collegate si moltiplica. Fondamentale riuscire a governare la frustrazione che tutti noi abbiamo di fronte a una tecnologia meno performante del solito. - Fai vedere quello che stai facendo
Fornisci le “prove” della tua produttività inviando e-mail, bozze e aggiornando i timesheet. - Cerca aiuto nelle App
Esistono App per riportare sulla retta via gli smart worker che tendono a distrarsi sui social e App che avvertono che è ora di prendersi una pausa dalla scrivania… Insomma ce n’è per tutti i gusti. - Lavora sull’esperienza più che sulle performance
Pensa a che questa fase della vita ti sta insegnando a sviluppare soft skill che saranno fondamentali per il tuo percorso lavorativo anche in futuro. - Tieni a mente i progressi
I progressi sono la miglior motivazione. I giorni in cui progrediamo di più nella chiusura dei diversi task sono quelli in cui siamo più motivati a proseguire con slancio. Al termine della giornata lavorativa, quindi, tieni nota di tutti i passi avanti fatti e riparti la mattina successiva da questo elenco per trovare la motivazione giusta ad affrontare un nuovo giorno di lavoro.
