Fino a qualche anno fa il cloud o non si conosceva proprio o faceva paura per la sua natura intrinseca: far girare software e conservare documenti fuori dal campo visivo dell’imprenditore, del manager, del personale aziendale. Oggi di cloud si parla di continuo e se n’è moltiplicata l’adozione, quantomeno dalla media azienda in su. Secondo Peoplelink, che sviluppa soluzioni digitali in cloud per la gestione HR, il processo è solo all’inizio e sarà inarrestabile. «Se in 7 anni, da quando siamo sul mercato, l’accoglienza del cloud è sostanzialmente migliorata – commenta Fabrizio Chiagano, senior developer e digital marketing manager di Peoplelink – sono convinto che nei prossimi 5-10 anni la sua adozione sarà pervasiva in Italia e si diffonderà anche nelle PMI per i suoi vantaggi su sicurezza, costi e accessibilità».
Rispetto al mondo HR, quali sono dunque i vantaggi indiscutibili del cloud?
Sicurezza, risparmio, fruibilità da remoto H24, senza il rischio di violare i sistemi aziendali o di non riuscire ad accedervi proprio per motivi di sicurezza. Con il cloud la sicurezza è infatti a carico del fornitore del servizio HR Saas (software as a service): è lui ad aggiornare regolarmente i sistemi di protezione da possibili attacchi informatici e, nei casi più affidabili, ad eseguire backup geo-ridondati, ovvero su un server in un altro spazio fisico rispetto a quello del server principale. In questo modo si ha una ulteriore garanzia di continuità in caso di blackout o di incendio. Quanto al risparmio, è evidente sul medio-lungo tempo: non c’è il costo delle macchine, né della loro manutenzione né della veloce obsolescenza o necessità di aumentare la capienza perché ci pensa il provider. Costi di hardware, manutenzione e servizio che, a differenza della singola azienda, il provider può spalmare su più clienti con costi unitari ben più contenuti. Un altro elemento di risparmio e, soprattutto, di comodità è dato dal fatto che la connettività e l’ampiezza di banda che riesce a fornire un provider cloud non è minimamente paragonabile alla connessione internet che può avere una singola azienda la quale, a volte, è posizionata in zone d’Italia non coperte dalla banda larga. Infine il cloud, a condizione di avere un accesso alla rete, è fruibile ovunque ci si trovi e a qualsiasi ora, grazie ad app dedicate sui propri device o accedendo da web.
E i possibili rischi?
La protezione dei dati resta un tema caldo per il cloud. Ho i miei dubbi che servizi gratuiti o a pochi euro di canone al mese garantiscano davvero la protezione dei dati. Suggerisco sempre di rivolgersi a società specializzate che si appoggiano a provider che danno un servizio professionale. In genere, le aziende che hanno sistemi gestionali che decidono di spostare sul cloud si rivolgono a società specializzate, ma credo che una buona cultura su tutti gli aspetti della sicurezza debba diffondersi presso ogni utente, anche per la sola archiviazione di documenti.
In genere l’utilizzo del cloud a livello aziendale presuppone, oltre alla conservazione dei documenti, la presenza di un gestionale. A che punto siamo in Italia?
L’adozione di sistemi digitali HR in cloud è diffusa dalla media azienda in su e nelle multinazionali, naturalmente, sia per cultura sia per esigenze di centralizzazione. Ritengo, tuttavia, che anche una piccola azienda dai 10-15 dipendenti in su trarrebbe beneficio da un gestionale che tenga insieme anagrafica dei dipendenti, registrazione presenze, ore lavorate, permessi, ferie, malattia, rimborso spese, insomma tutti gli aspetti legati alla forza lavoro da correlare ai tempi e costi di una commessa di lavoro, per esempio.
Qual è la differenza di un gestionale rispetto al vecchio, e ancora in uso nelle PMI, foglio excel?
Il software consente l’acquisizione automatica dei dati e la loro elaborazione in tempo reale, restituendo statistiche puntuali e attendibili sull’andamento delle commesse e sulla produttività della forza lavoro, dando la possibilità di intervenire in modo tempestivo con eventuali correttivi a livello di pianificazione e distribuzione delle risorse. La compilazione a mano di fogli excel, con passaggi successivi fino alla trascrizione in un sistema informatico da parte di qualche impiegato dell’ufficio HR è a rischio di errore e consente solo a fine mese, ex post, di fare un’analisi dell’andamento delle commesse. Oggi, invece, con l’automatizzazione di numerose operazioni e l’analisi dei dati in tempo reale si risparmia tempo, si può intervenire in modo tempestivo sulla pianificazione delle risorse e aiutare la produttività, liberando al contempo energie per attività a maggiore valore aggiunto, come lo sviluppo professionale dei collaboratori anche con piani di formazione personalizzati.
C’è sensibilità verso l’utilizzo di questi dashboard per avere il colpo d’occhio sulla storia di ogni singolo dipendente e accelerarne lo sviluppo con strumenti di formazione e magari anche di job rotation?
Ancora una volta è una sensibilità più sviluppata dalla media azienda in su, ma sono convinto che, giocoforza, si diffonderà anche nelle aziende più piccole, dai 10-15 dipendenti in su, perché le competenze tecniche e manageriali, comprese le soft skill, saranno sempre più centrali con il cambiamento continuo dei mercati e delle tecnologie e una popolazione aziendale da tenere continuamente aggiornata.
Mai la legge sulla formazione continua fu così premonitrice dei bisogni che le aziende avrebbero avuto negli anni a venire…
Esattamente.
Un ultimo punto, l’archiviazione digitale dei documenti che vantaggi offre?
Nel processo “paperless” in corso nelle organizzazioni, ora accelerato dall’obbligo di fatturazione elettronica, è evidente il risparmio di carta, di spazio per quella che era la conservazione cartacea dei faldoni e di tempo grazie a una consultazione digitale e non più manuale. Ovviamente, bisogna predisporre un’ archiviazione e una gestione sempre in sicurezza, preferibilmente in cloud. Per esempio, acquisire con scansione fotografica i documenti della nota spese non solo fa risparmiare tempo agli impiegati HR, ma riduce i rischi di errore della trascrizione sul sistema di conti, fatture e ricevute.
